Frequently asked questions

    Erste Schritte

    • Was ist eine "smap"?

      Eine smap ist ein Formular, welches Sie mit den vorhandenen Bausteinen im Designer erstellt haben und welches im Nachgang von Ihren Nutzern auf den mobilen Endgeräten in der kostenfreien smapOne App ausgefüllt werden. Wir sprechen dann von einer smap.

      Allgemeine Fragen zu smapOne,Erste Schritte
    • Wie ist die Plattform aufgebaut?

      Die Plattform kann in verschiedene Bereiche unterteilt werden:

      • smapOne Portal
        Hier laufen für Sie als Creator erst einmal alle wichtigen Informationen zu Ihren bisherigen smaps zusammen. Sie sehen, ob eine smap schon veröffentlich worden ist oder wie viele Datensätze zu Ihren smaps im Dateneingang vorhanden sind.
         
      • Nutzerverwaltung
        In dieser Übersicht legen Sie Ihre künftigen Nutzer in Form ihrer E-Mail Adressen an. Nach Freigabe eines smapFormulars können Sie das Formular an die hinterlegten Nutzer verteilen.
         
      • Profil
        Im Profil finden Sie persönliche Angaben, sowie Ihr Accountdeckblatt und Ihren API Token.
         
      • Template Galerie
        Bevor Sie in den Designer navigieren, können Sie Templates oder Schablonen bisherigen Ideen zu Szenarien aufgreifen, anpassen und verwenden.
         
      • Designer
        Das Herzstück der Plattform. An dieser Stelle kreieren Sie Ihre eigenen smapFormulare in dem Sie die vorhandenen Bausteine zu einem Formular für Ihre Mitarbeiter bzw. Nutzer erstellen und auch aus dem Designer heraus freigeben.
         
      • Übersicht einer smap
        Hier finden Sie zusätzliche Einstellungen zu Ihrer smap, wie die E-Mail Benachrichtigung oder Aufgaben. Gleichzeitig können Sie von hier aus in den Dateneingang der ausgewählten smap navigieren oder auch weitere Nutzer im Nachgang zu Ihrer smap einsetzen.
      Allgemeine Fragen zu smapOne,Erste Schritte
    • Was sind die Vorteile von smapOne gegenüber individuell programmierten Apps?

      Ein großer Vorteil ist, dass Sie zunächst selber eine smap erstellen können, und dass ohne zutun von der IT-Abteilung und langwierigen IT-Projekten eine digitale Datenerfassung ermöglicht wird. Dazu sind keine Programmierkenntnisse notwendig. Die Änderungen werden unmittelbar nach der Veröffentlichung im praktischen Umfeld bereitgestellt, sodass Ihre Nutzer so schnell wie möglich mit aktuellen smaps arbeiten können.

      Zudem können Sie so viel smaps für Ihre Anwendungsfälle im Unternehmen erstellen, wie Sie benötigen.

      Allgemeine Fragen zu smapOne,Erste Schritte
    • Wieso kann die Plattform nicht "on premises" betrieben werden?

      Unsere Plattform wird auf Microsoft Azure Servern in Deutschland betrieben. Dort werden die Instanzen für die einzelnen Accounts bereitgestellt und können genutzt werden.

      Allgemeine Fragen zu smapOne,Erste Schritte
    • Wo finde ich eine Zusammenfassung aller neuen Releases?

      Eine sehr gute Übersicht erhalten Sie in unserem Release-Bereich in unserer Dokumentation.

      Dort finden Sie das aktuelle Release, sowie die vorangegangenen Releases mit den entsprechenden Informationen.

      Allgemeine Fragen zu smapOne,Erste Schritte
    • Wie ist das Geschäftsmodell?

      smapOne betreibt die Lösung als Service-Plattform, die in monatlichen Beiträgen berechnet wird. Für den Kunden bleiben dadurch hohe Investitionshürden aus.

      Die aktuelle Preisstruktur entnehmen Sie bitte der Information auf unserer Paketeseite bzw. wenden Sie sich bitte an den zuständigen smapOne-Ansprechpartner, dieser wird Ihnen basierend Ihrer Anforderungen ein zugeschnittenes Angebot unterbreiten.

      Allgemeine Fragen zu smapOne,Erste Schritte
    • Wie kann ich mich auf der smapOne Plattform registrieren?

      Sie können sich ganz einfach auf der Startseite von smapone.com über den oben-rechts platzierten Button Ausprobieren registrieren. Alternativ können Sie diesem Link zur Registrierung folgen.

      Anmeldung & Registrierung,Erste Schritte
    • Kann ich mein Passwort neu vergeben?

      Ja, nutzen Sie dazu die Passwort vergessen?-Funktion des Loginfensters. Anschließend werden Sie aufgefordert, die E-Mailadresse zu Ihrem Account einzugeben. Klicken Sie nach der Eingabe Ihrer E-Mailadresse auf Absenden, um eine E-Mail zum Zurücksetzen Ihres Passwortes anzufordern.

      Anmeldung & Registrierung,Erste Schritte
    • Warum kann ich mich nicht mehr anmelden?

      Bitte prüfen Sie, ob Sie Ihr Passwort korrekt eingegeben haben und ob Sie versehentlich die Umschalttaste bei der Eingabe aktiviert haben. Falls Sie sich noch immer nicht anmelden können, verwenden Sie bitte die Passwort vergessen-Funktion des Loginfensters. Sollten Sie anschließend noch immer Probleme haben, wenden Sie sich gerne an unseren Support.

      Anmeldung & Registrierung,Erste Schritte
    • Kann ich mich mit meinem Azure AD (Azure Active Directory) Konto anmelden?

      Ja, klicken Sie dazu im Loginfenster einfach auf den Microsoft-Button.

      Anmeldung & Registrierung,Erste Schritte
    • Wozu benötige ich das Self-Service-Portal?

      smapOne App-Nutzer können sich im Self-Service-Portal anmelden, um bereits abgesendete Formulare einzusehen und um registrierte Endgeräte zu verwalten. Des Weiteren können Sie sich alle Ihnen zugeteilten smaps anzeigen lassen, sowie Angaben zu Ihrem Profil ändern oder hinzufügen.

      Anmeldung & Registrierung,Erste Schritte
    • Wie melde ich mich bei dem Self-Service-Portal an?

      Nachdem eine smap an Sie verteilt wurde, erhalten Sie eine E-Mail, dass eine smap zur Installation für Sie bereitsteht ("Eine neue smap steht bereit").

      In dieser E-Mail klicken Sie auf anmelden, um zu der Registrierungsmaske des Self-Service-Portals zu gelangen. Wechseln Sie in dieser Ansicht auf den Reiter Registrierung und geben Sie dort Ihre E-Mailadresse ein und klicken auf kostenlos registrieren. Füllen Sie nun die angezeigten Felder aus.

      Anschließend erhalten Sie eine E-Mail zur Aktivierung Ihres Accounts ("smapOne-Konto aktivieren"). Um Ihr Konto abschließend zu aktivieren, klicken Sie auf den gelben Button Aktivieren in der E-Mail.

      Anmeldung & Registrierung,Erste Schritte
    • Haben Nutzer der smapOne-App einen Login?

      Ein Login ist nur erforderlich für Creatoren bzw. Nutzer des smapOne-Portals. Eine Anmeldung in der smapOne App (also auf einem Endgerät) erfolgt nicht. smapOne App Nutzer können sich optional im Self-Service-Portal (siehe Wie melde ich mich bei dem Self-Service-Portal an?) anmelden. Dort können abgesendete Daten angeschaut und eigene Geräte verwaltet werden.

      Anmeldung & Registrierung,Erste Schritte
    • Wo finde ich die Dokumentation?

      Über folgenden Link gelangen Sie zu der Dokumentation.

      Schulung,Erste Schritte
    • Wo finde ich die Videotutorials?

      Unsere Videotutorials finden Sie auf unserer Support-Webseite oder auch auf unserem YouTube-Kanal.

      Schulung,Erste Schritte
    • Was ist die smapCademy?

      Die smapCademy ist unser Online-Schulungsformat, um aus Creatoren echte Experten zu machen. In zahlreichen Live-Sessions lernen Creatoren alles rund um den Designer, gute Berichte und das Arbeiten mit komplexen Formeln.

      Darüber hinaus vermittelt die smapCademy weiterführende Inhalte zu Themen wie Digitalisierung, IT-Trends, Prozess- und Community-Management. Der modulare Aufbau der Kurse auf dem virtuellen Campus ermöglicht ein individuelles Lernen für jede Studentin und jeden Studenten. Je nach eigenem Tempo können Sessions jederzeit wiederholt werden.

      Besuchen Sie unsere smapCademy-Webseite oder senden Sie bei Interesse direkt eine E-Mail an smapcademy@remove-this.smapone.com.

      Schulung,Erste Schritte
    • Besteht die Möglichkeit einer Mitarbeiterschulung oder eines Workshops zu der smapOne-Plattform?

      Ja! Neben der Möglichkeit, an der smapCademy teilzunehmen, gibt es verschiedene Workshops zu smapOne.

      Eine Übersicht zu den einzelnen Themeninhalten der verschiedenen Workshops finden Sie auf unserer Webseite.

      Gerne helfen wir Ihnen bei der Wahl eines für Sie passenden Schulungsformates. Kontaktieren Sie uns dazu unter beratung@remove-this.smapone.com oder telefonisch unter 0511/87426847 und teilen Sie uns Ihre Wünsche und Anforderungen mit.

      Schulung,Erste Schritte

    Bauen und Freigeben

    • Kann das Design einer smap individuell angepasst werden?

      Es besteht die Möglichkeit, das Icon/Logo der smap anzupassen. Außerdem können Bilder in eine smap einbaut werden, um das Design einer smap zu individualisieren. Weitergehende Design-Anpassungen sind aktuell nicht möglich.

      Der smap-Bau im Designer,Bauen und Freigeben
    • Wofür benötige ich die Vorschau im Designer?

      Bevor Sie eine smap das erste Mal veröffentlichen, können Sie die Vorschau-Funktion nutzen, um sich die App auf einem Endgerät vorab anzusehen. Die Funktionen der Bausteine sind in der Vorschau bereits verfügbar, allerdings ist es NICHT möglich, Daten zu versenden. Dies funktioniert erst, nachdem die smap veröffentlicht wurde. 

      Der smap-Bau im Designer,Bauen und Freigeben
    • Kann ich den Baustein "Wiederholungsgruppe" innerhalb einer Wiederholungsgruppe erneut verwenden?

      Nein, eine Verschachtelung von Wiederholungsgruppen ist nicht möglich.

      Der smap-Bau im Designer,Bauen und Freigeben
    • Wie ist der smapOne-Designer aufgebaut?

      Der smapOne-Designer ist in fünf wesentliche Bereiche aufgeteilt:

      1. Die Kopfzeile beinhaltet alle Einstellungsmöglichkeiten für die smap (z.B. Titel, Beschreibung) sowie für den Designer (z.B. Bausteindetails oder Expertenmodus).
      2. In der linken Spalte befinden sich die smap-Bausteine sowie Szenarien (siehe Wofür verwende ich Szenarien?).
      3. In mittleren Bereich befindet sich der eigentliche Designerbereich, in dem die einzelnen Bausteine untereinander angeordnet werden können.
      4. Die rechte Spalte (ggf. ausgeblendet; wird angezeigt, wenn man auf einen Baustein im Designer klickt) zeigt alle Eigenschaften des ausgewählten Bausteins.
      5. Im Fußbereich befindet sich die Verwaltung der smap-Seiten (Formularseiten, Infoseiten, Impressum, Datenschutzerklärung).

      Siehe hierzu auch unsere Dokumentation: "smapOne Designer" kennenlernen

      Der smap-Bau im Designer,Bauen und Freigeben
    • Kann ich das Logo einer smap ändern?

      Ja, das Logo bzw. Icon einer smap kann geändert werden. Hierfür wird eine Auswahl an universellen Icons bereitgestellt. Außerdem können eigene Grafikdateien (Empfohlene Größe: 256 × 256 Pixel, Bildformat: .jpg oder .png) hochgeladen werden.

      Der smap-Bau im Designer,Bauen und Freigeben
    • Warum ist die Baustein-ID so wichtig?

      Die Baustein-ID ist der technische Name eines Bausteins und in einer smap stets eindeutig (jede Baustein-ID kann es also nur ein einziges Mal geben). Sie dient als Referenz

      • für den Zugriff auf Bausteine in Formeln und Werteübernahmen,
      • für Zuordnung der Daten zu den Bausteinen in der Datenansicht und in Berichten,
      • für den Zugriff auf Bausteine und deren Daten in der smapOne RESTful API.

      Es ist von enormem Vorteil, selbsterklärende/-beschreibende Baustein-IDs zu verwenden, da es das Referenzieren des entsprechenden Bausteins in den genannten Bereichen vereinfacht. Dies gilt insbesondere bei besonders großen oder komplexen smaps.

      Der smap-Bau im Designer,Bauen und Freigeben
    • Wofür verwende ich Szenarien?

      Szenarien sind bereits vorgefertigte Formularteile, die aus mehreren, miteinander kombinierten Bausteinen mitsamt vorkonfigurierter Logik bestehen.

      Beispiel 1 (ohne Logik): DACH-Adresse besteht aus den einzelnen Texteingabe-Bausteinen

      • Name/Firmenname
      • Straße
      • Hausnummer
      • PLZ
      • Ort

      Beispiel 2 (mit Logik): Freigabe/Ablehnung besteht aus den Bausteinen

      • Einfachauswahl (genehmigt/nicht genehmigt)
      • Texteingabefeld
      • Zeitstempel
      • Unterschrift

      Logik: Wird "genehmigt" ausgewählt, so werden Zeitstempel und Unterschriftsfeld eingeblendet. Wird "nicht genehmigt" ausgewählt, so wird das Textfeld "Nicht genehmigt, weil..." angezeigt.

      Der smap-Bau im Designer,Bauen und Freigeben
    • Kann ich eigene Szenarien erstellen?

      Nein, Szenarien werden vom smapOne-Team entworfen, entwickelt und verwaltet. Eigene Szenarien können aktuell nicht erstellt werden.

      Der smap-Bau im Designer,Bauen und Freigeben
    • Wie erstelle ich für meine smap Datenschutzhinweise und das Impressum?

      Seiten für Datenschutzhinweise bzw. für ein Impressum können über die Seitenverwaltung im unteren Bereich des App-Designers angelegt und bearbeitet werden. Beide Seiten werden auf dem Startbildschirm der smap separat dargestellt.

      Wie für alle Informationsseiten gilt auch: Auf diesen Seiten können nur Bausteine zur Anzeige von Inhalten eingesetzt werden.

      Der smap-Bau im Designer,Bauen und Freigeben
    • Kann ich weitere Formularseiten erstellen?

      Nein. Für jede smap kann immer nur genau eine Formularseite existieren. Es können weitere Seiten zu einer smap hinzugefügt werden, jedoch lediglich Informationsseiten bzw. eine Seite für ein Impressum und Datenschutz. Auf diesen Seiten können keine Eingabebausteine eingesetzt werden, sondern lediglich Bausteine zur Anzeige von Inhalten.

      Der smap-Bau im Designer,Bauen und Freigeben
    • Kann ich bereits erstellte Bausteine duplizieren?

      Ja, Bausteine können simpel dupliziert werden, indem hierfür der entsprechende Button im App-Designer gedrückt wird.

      Der smap-Bau im Designer,Bauen und Freigeben
    • Wie installiere ich als Nutzer eine mir zugewiesene smap?

      Alle Ihnen bzw. einem Nutzer (Identifizierung über die E-Mailadresse) zugewiesenen Smaps können direkt in der smapOne App abgerufen werden. Hierzu klicken Sie bitte in der Hauptansicht der smapOne App auf das graue Plus. Sofern Sie noch keine Smaps installiert haben wird Ihn "smaps hinzufügen" mittig dargestellt.

      Sie können nun aus der Liste der geladenen Smaps auswählen und diese installieren.

      Smaps welche anonym verteilt wurden, können nur über das Einscannen des QR Codes installiert werden. Auch hierzu öffnen Sie zunächst die Liste der Ihnen zugewiesenen Smaps wie oben beschrieben, wählen dann allerdings "smap-Code einscannen".

      Freigabe, Installation und Aktualisierung,Bauen und Freigeben
    • Wird ein Nutzer in der smapOne App über ein Update einer Smap informiert?

      Ja, das Update wird für den Nutzer sowohl in der Übersicht der installierten Smaps auch im Hauptbildschirm der Smap eingeblendet.

      Freigabe, Installation und Aktualisierung,Bauen und Freigeben
    • Welche Webbrowser erfordert die Weboberfläche der smapOne Dienste?

      Die Weboberfläche der smapOne Plattform kann über alle modernen Browser bedient werden. Die aktuell unterstützen Browser sind in den Systemvoraussetzungen unserer Dokumentation aufgeführt.

      Freigabe, Installation und Aktualisierung,Bauen und Freigeben
    • Ich habe die maximale Anzahl der verknüpfbaren Endgeräte überschritten, was kann ich tun?

      Über den Self-Service Login können die momentan registrierten Endgeräte auf dem Reiter "Geräte" eingesehen werden. Momentan nicht benötigte oder nicht mehr in Verwendung befindliche Geräte können über den Link "Registrierung des Gerätes aufheben" am Fuß der Seite entfernt werden.

      Freigabe, Installation und Aktualisierung,Bauen und Freigeben
    • Wie viele Endgeräte kann ich als Nutzer mit meiner E-Mailadresse verknüpfen?

      Je Nutzer können bis zu 3 Endgeräte parallel registriert werden. Den momentan registrierten Endgeräten können über den Self-Service Login eingesehen werden (siehe Wozu benötige ich das Self-Service-Portal? und Wie melde ich mich bei dem Self-Service-Portal an?).

      Freigabe, Installation und Aktualisierung,Bauen und Freigeben
    • Kann ich die App an meine Kunden weiterleiten?

      Ja, Smaps können an alle innerhalb des Creatoren Account hinterlegten Nutzer verteilt werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich dabei um einen unternehmenseigenen Nutzer oder externe handelt.

      Freigabe, Installation und Aktualisierung,Bauen und Freigeben
    • Auf welchen Geräten kann ich meine smaps installieren und nutzen?

      Es werden alle gängigen Geräte mit Android, iOS oder Windows 10 Betriebssystem unterstützt. Die jeweils aktuellen Systemvoraussetzungen finden Sie in unserer Dokumentation.

      Freigabe, Installation und Aktualisierung,Bauen und Freigeben
    • Wie gebe ich eine smap frei und warum muss ich meine smap freigeben?

      Die Freigabe einer Smap ermöglicht die Installation und die Datenerfassung durch Nutzer. Sie als Creator können dadurch jederzeit steuern wer Zugriff auf Ihre Smaps hat.

      Die bestehende Verteilung an Nutzer kann über die Übersichtsseite der Smap sowie dem dortigen Menü "Verteilen" eingesehen werden.

      An dieser Stelle können Sie die Verteilung an bestehende Nutzer entfernen und neue Nutzer hinzufügen.

      Über die Schaltfläche "Verteilen" wählen Sie die gewünschten Nutzer und / oder Gruppen aus, können diese optional noch über eine E-Mail informieren.

      Für die anonyme Verteilung geben Sie keinen Nutzer sondern lediglich eine E-Mailadresse für den Empfang des QR-Codes an über den die Nutzer anschließend die Installation der Smap vornehmen können.

      Innerhalb der Tabelle können Sie jeden einzelnen Nutzer entfernen bzw. diesem noch einmal die Informations-Email zusenden.

      Freigabe, Installation und Aktualisierung,Bauen und Freigeben
    • Kann ich smapOne auch auf meinem Tablet verwenden?

      Ja, die smapOne App ist auf Android- und iOS-Betriebssystemen, sowie Windows 10 Geräten installierbar. Es bestehen dabei keine Einschränkungen, ob es sich dabei um ein Smartphone oder Tablet handelt. Die jeweils aktuellen Systemanforderungen finden Sie in unserer Dokumentation.

      Freigabe, Installation und Aktualisierung,Bauen und Freigeben
    • Wie registriere ich mich als Nutzer auf einem Endgerät?

      Die Nutzerregistrierung wird über die Seite "Nutzerverwaltung" in der smapOne App vorgenommen, diese öffnen Sie über das Zahnrad Symbol recht oben.

      Sofern Sie noch keinen Nutzer registriert haben, finden Sie mittig die Schaltfläche "E-Mail Adresse verknüpfen".  Alternativ, auch für die Registrierung weiterer Nutzer kann das Plus Zeichen rechts oben genutzt werden.

      Im weiteren Dialog geben Sie bitte zunächst die gewünschte E-Mailadresse an und bestätigen den Dialog. Sie erhalten dann umgehend von smapOne eine E-Mail zur Bestätigung dieser E-Mail. Nach Klick auf den Link aus der E-Mail wird die E-Mailadresse innerhalb der smapOne App verknüpft.

      Freigabe, Installation und Aktualisierung,Bauen und Freigeben
    • Was ist die Designvorlage?

      Die Designvorlage dient als Vorlage für alle generierten Berichtsvorlage in Form einer Schablone.

      Die Vorlage ist im Profil zu finden und dort auch zu ändern. 

      Hierbei kann die generell künftig dargestellte Schriftart und -form eingestellt werden sowie die Schriftfarbe und Überschriftenformate. Auch Kopf- und Fußzeile können hier vorgegeben werden. 
       

      Generierte Berichtsvorlage,Bauen und Freigeben
    • Was ist der Unterschied zwischen generierter Berichtsvorlage und Designvorlage?

      Die generierte Berichtsvorlage wird im Designer hinterlegt und kann je smap unterschiedlich im Aufbau sein. 

      Die Designvorlage ist die Vorlage wiederum für die Berichtsvorlage und ist zentral im Profil des Creatorenaccounts hinterlegt. Sie dient als Vorlage für die Berichtsvorlage und kann separat angepasst werden. 
       

      Generierte Berichtsvorlage,Bauen und Freigeben
    • Werden alle Eingaben im Bericht übernommen?

      In der Standardvorlage von smapOne werden alle Bausteine abgebildet. 

      Sie können die Einstellung bequem im Eigenschaften Panel unten in der Kategorie „Berichtsvorlage“ vornehmen, ob ein Baustein überhaupt im Bericht angezeigt werden soll oder nicht durch die Checkbox „Baustein im Bericht anzeigen“
      Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, den Baustein lediglich durch seinen Titel im Bericht übrig zu lassen, wenn der Baustein keinen Wert durch den Nutzer erhält, jedoch trotzdem im Bericht angezeigt werden soll.  

      Die entsprechende Einstellung zum Verhalten des ausgewählten Bausteins im Bericht nehmen Sie durch das Aktivieren der jeweiligen Checkbox vor (Siehe Screenshot).  

      Baustein im Bericht anzeigen
      Mit dieser Option kann festgelegt werden, ob der betreffende Baustein überhaupt im Bericht dargestellt wird.
      Die Option steht auch für Seiten zur Verfügung sowie für Bausteine, die selbst keine Daten erfassen, wie z.B. den Bild- oder den Text-Baustein.
      Wenn ein Baustein, der andere Bausteine enthält (z.B. Seite, Abschnitt oder Gruppe-Baustein) nicht im Bericht ausgegeben werden soll, dann werden auch alle enthaltenen Bausteine nicht mehr im Bericht dargestellt.

      Anzeigen wenn leer
      Diese Option erzwingt, dass ein Baustein auch dann im Bericht dargestellt wird, wenn er vom Nutzer in der smap nicht ausgefüllt wurde. Standardmäßig werden solche "leeren" Bausteine im Bericht nicht ausgegeben.
      Die Option steht nur für Bausteine zur Verfügung, die Daten erfassen können. Sie ist besonders hilfreich beim Baustein Kontrollkästchen.

      Ohne Beschriftung ausgeben
      Diese Option legt fest, dass der Text der Bausteineigenschaft "Beschriftung" nicht mit im Bericht ausgegeben wird. Standardmäßig bildet dieser die Überschrift für den Inhalt.

      Neue Seite beginnen
      Diese Option erzwingt, dass mit dem betreffenden Baustein eine neue Seite im Bericht begonnen wird. Der Baustein ist dann der erste auf der neuen Seite.

      Als Tabelle ausgeben
      Diese Option steht nur für den Baustein Wiederholungsgruppe zur Verfügung. Wird sie ausgewählt, dann werden die Werte der Bausteine innerhalb der Wiederholungsgruppe im Bericht in tabellarischer Form dargestellt. Jede Wiederholung der Gruppe, also jeder vom Nutzer angelegte Eintrag, wird dabei als eine Zeile der Tabelle ausgegeben.
      Ohne diese Option werden alle durch die Wiederholungsgruppe erfassten Daten untereinander ausgegeben, wobei zwischen jeder Wiederholung eine Zwischenüberschrift eingefügt wird.
      Soll die Formatierung der tabellarischen Darstellung darüber hinaus angepasst werden, muss statt der generierten Berichtsvorlage eine selbst erstellte Berichtsvorlage verwendet werden. Die generierte Berichtsvorlage kann dabei als Ausgangsbasis dienen.

      Abweichende Beschriftung
      Mit dieser Eigenschaft kann für den Baustein ein alternativer Text für die Bausteineigenschaft "Beschriftung" vergeben werden, welcher für die Ausgabe im Bericht verwendet wird. Dadurch ist es möglich, den Baustein in der smap und im Bericht unterschiedlich zu beschreiben.

      Generierte Berichtsvorlage,Bauen und Freigeben
    • Wie kann ich die Schriftart meiner Designvorlage ändern?

      Da es sich bei der Designvorlage um ein Word Dokument im zu bearbeitenden Modus handelt, können Sie alle gängigen Schriftarten die in Microsoft Word als Standard vorhanden sind, nutzen.


      Falls Sie eine Schriftart nutzen, die wir nicht unterstützen, so wird wiederum „Arial“ als Defaultschriftart verwendet.

      Generierte Berichtsvorlage,Bauen und Freigeben
    • Kann ich mehrere Designvorlagen hinterlegen?

      Nein, Sie können in Ihrem Profil lediglich eine Designvorlage für Ihren Account hinterlegen und speichern.

      Generierte Berichtsvorlage,Bauen und Freigeben
    • Wie passe ich das Aussehen der generierten Berichtsvorlage an?

      Um Schriftarten, Überschriften oder Formatierungen im generierten Bericht idealerweise vorzufinden, ist es Möglich im Profil Ihres Accounts die sogenannte Designvorlage abzuändern. 

      Die Designvorlage ist die Schablone für alle generierten Berichtsvorlagen, die Sie durch eine neue smap ins Leben rufen. 

      Im Profil finden Sie folgende Funktion: 

      In der Designvorlage können Sie definieren, in welcher Schriftart und Schriftform Überschriften von Gruppen oder Abschnitten in der generierten Berichtsvorlage ausgegeben werden. 

      Dafür nutzen Sie die Funktion der Formatvorlagen in Word, um Änderungen zu definieren und zu speichern. 

      Wenn Sie soweit Änderungen durchgeführt haben, dann laden Sie die Datei wie oben im Screenshot zu sehen hoch. 
       

      Generierte Berichtsvorlage,Bauen und Freigeben

    Bauen - Erweitertes Wissen

    • Können Fotos, Skizzen und weitere Medienbausteine auch in den Bericht übernommen werden?

      Ja, das ist möglich. Idealerweise nehmen Sie Einstellungen zu Größe und Breite im Eigenschaftenpanel des jeweiligen ausgewählten Bausteins vor.

      Haben Sie Berichtsvorlage schon bearbeitet und aktiv im Nutzung, dann müssen Sie den Platzhalter des entsprechenden Bausteins manuell im Bericht formulieren. 
       

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Wie verändere ich das Layout meines Berichtes?

      Sie können die Platzhalterelemente im Bericht syntaktisch korrekt an andere Stelle platzieren oder duplizieren. 
      Um den Platz mittig und rechts im Bericht zu verwenden, empfehlen wir Tabellenstrukturen, folgend ein Beispiel:


      Darüber hinaus kann die Schriftart und die Schriftfarbe der Platzhalterelemente in der Berichtsvorlage individuell angepasst und geändert werden. Ebenfalls können manuell Bilder und weitere Überschriften in der selbsterstellten Berichtsvorlage ergänzt werden. Sie können die Tabellenstruktur auch im Nachgang nach Erstellung unsichtbar machen, um die Struktur der Tabelle zu wahren, jedoch für den Berichtsempfänger nicht sichtbar zu gestalten. 

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Kann ich zwei verschiedene Berichte zu einer smap hinterlegen?

      Zu jeder smap, die Sie erstellen können Sie genau eine Berichtsvorlage nutzen, egal ob das Ihr eigener Bericht ist oder die Standardvorlage.

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Wie werden Wiederholungsgruppen im Bericht aufgebaut?

      Wiederholungsgruppen werden im Bericht standardmäßig wie Bausteine auch von oben nach unten linksbündig dargestellt.

      Falls Sie die Wiederholungsgruppe im eigenen Bericht als Tabelle ausgeben möchten, dann empfehlen wir hier folgendes Vorgehen: 

      Solange der Standardbericht aktiv ist, können Sie als Creator in der Eigenschaftenleiste der Wiederholungsgruppe „Als Tabelle ausgeben“ auswählen. Dadurch wird die Wiederholungsgruppe als Tabelle dargestellt. Diese kann im Nachgang aus dem Standardbericht kopiert und im eigenen Bericht platziert werden.

      Eine weitere Wiederholung entspricht dann einer weiteren Zeile nach unten in der Tabelle. 

      Wichtig bei individuellen Anpassungen einer Wiederholungsgruppe im Bericht ist, die Einhaltung der korrekten Syntax.
       
      Eine Wiederholungsgruppe wird auch in der individuellen Vorlage mit einem {%FOREACH%}

      Und einem {%ENDFOREACH%} abgeschlossen. Wird einer der Elemente gelöscht, so kann die Wiederholungsgruppe nicht mehr als solche erkannt werden. 

      Beachten Sie, dass die Ausgabe von Wiederholungen immer nach unten hin ausgegeben werden, egal ob mit oder ohne Tabellenstruktur.
       

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Was ist ein Bedingungsplatzhalter im Bericht?

      Zu einem Bedingungsplatzhalter eines Bausteins gehört immer ein öffnendes {%IF Baustein-ID%} sowie ein schließendes {%ENDIF%}.

      Der Aufbau der IF Bedingung enthält die Baustein ID des dazugehörigen Bausteins im Gegensatz zu der schließenden ENDIF Bedingung. 

      Die Bedingung wird mit dem nächsten ENDIF geschlossen.
       
      Jeder Baustein den Sie im Designer nutzen, legt automatisch in den generierten Bericht einen Platzhalter plus korrekter Sichtbarkeitsbedingung.

      Als Faustregel gilt: Es müssen identisch viele IF- wie ENDIF- Bedingungen im Bericht vorhanden sein.  
       

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Wie ist ein Bericht aufgebaut? Variablen, Farben/Tabellen im Bericht

      Der Bericht ist von Haus aus mit einer Kopfzeile, einer Fußzeile sowie einem Textbereich, in dem die Bausteinplatzhalter gesetzt werden, aufgebaut. 
      Variablen eines Bausteins sind wie folgt aufgebaut:

      {%IF bricks.vorname %}                 -> Öffnende Sichtbarkeitsbedingung

      Vorname                                        -> Titel des Bausteins aus dem Designer entnommen

      {{bricks.vorname}}                         -> Platzhalter des Bausteins, hier wird der eingetragene Wert des Nutzers platziert

      {%ENDIF%}                                     -> Schließende Sichtbarkeitsbedingung

      Alles was zwischen dem öffnenden IF und dem nächsten ENDIF platziert wird, wird erst dargestellt, wenn der Baustein „Vorname“ vom Nutzer ausgefüllt wurde.

      Farben und Schriftarten können im Worddokument individuell geändert werden. 

      Tabellen können ebenfalls manuell ergänzt werden.

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Wie kann ich den Dateinamen des Berichts festlegen?

      Im Designer finden Sie in der Kopfleiste die Einstellungsfunktion. 

      Unter der Überschrift „Vorlage für Berichte“ haben Sie eine „Bearbeiten“ Funktion. 

      Im sich nun öffnenden Fenster können Sie im unteren Drittel unter Dateiname einen statischen Titel hinterlegen oder auf Variablen in Form von Bausteinen über das Buch zugreifen.

       

      Sie können auch statischen Text mit Variablen ergänzen  und alle Formeln und Funktionen nutzen, welche auch innerhalb der Berichtsvorlage Anwendung finden.

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Wie kann ich die Schriftart meiner individuell erstellten Berichtsvorlage ändern?

      Sie wählen eine andere Schriftart im Worddokument aus. 

      Folgende Schriftarten werden im Bericht unterstützt:

      Aharoni, Aldhabi, Andalus, Angsana New, AngsanaUPC, Aparajita, Arabic Typesetting, Arial, Arial Black, Arial Nova, Arial Nova Cond, Arial Nova Cond Light, Arial Nova Light, Batang, BatangChe, Browallia New, BrowalliaUPC, Calibri, Calibri Light, Cambria, Cambria Math, Candara, Comic Sans MS, Consolas, Constantia, Corbel, Cordia New, CordiaUPC, Courier New, DaunPenh, David, DengXian, DengXian Light, DFKai-SB, DilleniaUPC, DokChampa, Dotum, DotumChe, Ebrima, Estrangelo Edessa, EucrosiaUPC, Euphemia, FangSong, Franklin Gothic Medium, FrankRuehl, FreesiaUPC, Gabriola, Gadugi, Gautami, Georgia, Georgia Pro, Georgia Pro Black, Georgia Pro Cond, Georgia Pro Cond Black, Georgia Pro Cond Light, Georgia Pro Cond Semibold, Georgia Pro Light, Georgia Pro Semibold, Gill Sans Nova, Gill Sans Nova Cond, Gill Sans Nova Cond Lt, Gill Sans Nova Cond Ultra Bold, Gill Sans Nova Cond XBd, Gill Sans Nova Light, Gill Sans Nova Ultra Bold, Gisha, Gulim, GulimChe, Gungsuh, GungsuhChe, Impact, IrisUPC, Iskoola Pota, JasmineUPC, Javanese Text, KaiTi, Kalinga, Kartika, Khmer UI, KodchiangUPC, Kokila, Lao UI, Latha, Leelawadee, Leelawadee UI, Leelawadee UI Semilight, Levenim MT, LilyUPC, Lucida Console, Lucida Sans Unicode, Malgun Gothic, Malgun Gothic Semilight, Mangal, Marlett, Meiryo, Meiryo UI, Microsoft Himalaya, Microsoft JhengHei, Microsoft JhengHei Light, Microsoft JhengHei UI, Microsoft JhengHei UI Light, Microsoft New Tai Lue, Microsoft PhagsPa, Microsoft Sans Serif, Microsoft Tai Le, Microsoft Uighur, Microsoft YaHei, Microsoft YaHei Light, Microsoft YaHei UI, Microsoft YaHei UI Light, Microsoft Yi Baiti, MingLiU, MingLiU-ExtB, MingLiU_HKSCS, MingLiU_HKSCS-ExtB, Miriam, Miriam Fixed, Mongolian Baiti, MoolBoran, MS Gothic, MS Mincho, MS PGothic, MS PMincho, MS UI Gothic, MV Boli, Myanmar Text, Narkisim, Neue Haas Grotesk Text Pro, Nirmala UI, Nirmala UI Semilight, NSimSun, Nyala, Palatino Linotype, Plantagenet Cherokee, PMingLiU, PMingLiU-ExtB, Raavi, Rockwell Nova, Rockwell Nova Cond, Rockwell Nova Cond Light, Rockwell Nova Extra Bold, Rockwell Nova Light, Rod, Sakkal Majalla, Sanskrit Text, Segoe MDL2 Assets, Segoe Print, Segoe Script, Segoe UI, Segoe UI Black, Segoe UI Emoji, Segoe UI Historic, Segoe UI Light, Segoe UI Semibold, Segoe UI Semilight, Segoe UI Symbol, Shonar Bangla, Shruti, SimHei, Simplified Arabic, Simplified Arabic Fixed, SimSun, SimSun-ExtB, Sitka Banner, Sitka Display, Sitka Heading, Sitka Small, Sitka Subheading, Sitka Text, Sylfaen, Symbol, Tahoma, Times New Roman, Traditional Arabic, Trebuchet MS, Tunga, Urdu Typesetting, Utsaah, Vani, Verdana, Verdana Pro, Verdana Pro Black, Verdana Pro Cond, Verdana Pro Cond Black, Verdana Pro Cond Light, Verdana Pro Cond SemiBold, Verdana Pro Light, Verdana Pro SemiBold, Vijaya, Vrinda, Webdings, Wingdings, Yu Gothic, Yu Gothic Light, Yu Gothic Medium, Yu Gothic UI, Yu Gothic UI Light, Yu Gothic UI Semibold, Yu Gothic UI Semilight, Yu Mincho, Yu Mincho Demibold, Yu Mincho Light
       

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Können die Berichte individuell angepasst werden?

      Nach herunterladen der Berichtsvorlage kann diese individuell mit Ihrem Unternehmensvorgaben angepasst werden. Mit Wordkenntnissen lässt sich der Bericht umbauen und anpassen.

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Welche Formatierungen werden in der Berichtsvorlage nicht unterstützt?

      Verwenden Sie keine Tabulatorsprünge. Dadurch kann die Darstellung der Platzhalter oder Überschriften nach Generierung des Berichts verschoben aussehen. 

      Verwenden Sie keine Spaltenvorgaben  über Layout. Diese werden bei der Generierung des Berichtes nicht korrekt verarbeitet und dort platzierte Variablen können nicht ersetzt werden.
       
      Verwenden Sie keine Abschnittsumbrüche . Formeln und Bedingungen, die über den Abschnittsumbruch hinweg formuliert sind, wie zum Beispiel eine Bedingung, die vor dem Abschnittsumbruch öffnet und nach dem Umbruch schließt, kann nicht korrekt aufgelöst werden. Da hierdurch unvorhergesehene logische Fehler auftreten können, empfehlen wir keine Abschnittsumbrüche zu verwenden.

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Was ist der Unterschied zwischen der generierten und der selbst erstellten Berichtsvorlage?

      smapOne bietet die Möglichkeit an, einen Bericht zu jeder angelegten smap zu nutzen. 

      Vorteil generierte Berichtsvorlage:

      Jegliche Bausteine, die Sie im Designer verwenden werden, werden in der automatisch generierten Vorlage angezeigt . Darüber hinaus passt sich der Aufbau der Vorlage automatisch an die im Designer getätigten Änderungen an.

      Vorteil selbst erstelle Berichtsvorlage: Hier können Sie Ihr eigenen Unternehmenslogo und -farbe hinterlegen und den Bericht in der Form anpassen . Der Aufbau des Berichtes kann frei gewählt werden. Im optimalen Fall können Sie eine bestehende Word Vorlage - welche vorher ggf. für den Druck genutzt wurde - mit den smapOne Variablen der Bausteine befüllen und darüber digitale Berichte generieren

      Nach der Aktivierung Ihrer selbst erstellten Berichtsvorlage werden nachträgliche Änderungen in Form von weiteren Bausteinen im Designer nicht mehr wie in der generierten Berichtsvorlage automatisch übernommen.

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Wie kann ich den PDF Bericht meiner smap anpassen?

      Sie laden den Bericht unter Einstellungen im Designer zum Beispiel auf Ihren Desktop  (siehe Screenshot). 

      In diesem Augenblick ist das Dokument eine Word Datei, die Sie mit Ihren Wordkenntnissen umgestalten können. Nach der Anpassung laden Sie das bearbeitete Word Dokument wieder im Designer unter Einstellungen hoch und verteilen nach Übernehmen ein Update oder geben die smap frei, falls noch nicht geschehen. 

       

      Selbst erstelle Berichtsvorlage,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Welche Barcodetypen können von dem Codescanner Baustein gelesen werden?

      Der Codescanner-Baustein kann folgende Formate lesen:

      AZTEC
      DATA_MATRIX
      MAXICODE
      QR_CODE
      UPC_EAN_EXTENSION
      PLESSEY
      PDF_417
      UPC_E
      UPC_A
      RSS_EXPANDED
      RSS_14
      ITF
      EAN_13
      EAN_8
      CODE_128
      CODE_93
      CODE_39
      CODABAR
       

      Spezifische Bausteinfunktionen,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Kann ein Dokument aus dem "Dokumente anhängen"-Baustein als separater E-Mailanhang versendet werden?

      Nein, mit den regulären Mitteln von smapOne ist dies nicht möglich; es wird lediglich ein Link zu dem angehängten Dokument generiert, der im Dateneingang angezeigt wird. Das Dokument kann bei Bedarf heruntergeladen werden.

      Es ist jedoch möglich, mit Hilfe der RESTful-API Automatismen zu entwickeln, welche angehängte Dokumente nach Absenden eines Datensatzes von der smapOne-Plattform herunterladen und per E-Mail versenden.

      Spezifische Bausteinfunktionen,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Kann ein Bild aus dem "Foto aufnehmen"-Baustein als separater E-Mailanhang versendet werden?

      Nein, mit den regulären Mitteln von smapOne ist dies nicht möglich; es wird lediglich ein Link zu dem aufgenommenen Foto generiert, der im Dateneingang angezeigt wird. Das Bild kann dann bei Bedarf heruntergeladen werden.

      Es ist jedoch möglich, mit Hilfe der RESTful-API Automatismen zu entwickeln, welche angehängte Bilder nach Absenden eines Datensatzes von der smapOne-Plattform herunterladen und per Email versenden.

      Spezifische Bausteinfunktionen,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Welchen Vorteil bieten Ergebnisbausteine?

      Mit diesen Bausteinen können durch eine Datenbindungsformel erstellte Text-/Zahlenwerte ausgegeben werden. Der angezeigte Text bzw. die angezeigte Zahl ist hier im Gegensatz zum Eingabebausteinen nicht durch den Nutzer in der smap veränderbar.

      Der berechnete Wert dieser Bausteine wird beim Absenden des Formulars mit in den Datensatz übernommen und kann auch im Bericht ausgegeben werden.

      Spezifische Bausteinfunktionen,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Welchen Vorteil bietet der "E-Mail versenden"-Baustein?

      Mit diesem Baustein kann beim Absenden des Datensatzes der smap eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger versendet werden. Sie können einen eigenen Text konfigurieren und optional den Bericht zum erfassten Datensatz mit anhängen. Damit kann zum Beispiel ein Prüfbericht oder Kontrollnachweis direkt an den Kunden übermittelt werden. Bei mehreren Empfängern wird an jeden eine separate E-Mail versendet.

      Spezifische Bausteinfunktionen,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Wie funktioniert der Datensatzauswahlbaustein?

      Mit dem Datensatzauswahlbaustein kann eine Datentabelle auf Basis eines Excel-Dokuments in einer smap hinterlegt werden. Die Nutzer können dann auf ihrem mobilen Gerät über eine Suchfunktion aus diesen Daten einen bestimmten Datensatz auswählen und übernehmen.

      Dieser Baustein eignet sich besonders gut zum Hinterlegen von Bestandslisten bzw. Stammdaten (beispielsweise Kundenlisten) und zur Anzeige und Suche von Daten.

      Spezifische Bausteinfunktionen,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Wo finde ich eine Übersicht der vorhandenen Formeln?

      Eine Übersicht über alle vorhandenen Formeln sowie umfangreiche Erklärungen und Beispiele sind in der Plattformdokumentation zu finden.

      Siehe Dokumentation: Formeln

      Formeln und Logik,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Kann ich Bausteine mit einem Wert vorbefüllen?

      Ja, Bausteine können entweder mit statischen Werten ("konstante Wertzuweisung") oder aber auch mit Inhalten aus vorhergehenden Benutzereingaben ("dynamische Wertzuweisung") befüllt werden.

      Siehe Dokumentation: Einfache Wertzuweisung

      Formeln und Logik,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Können Bausteine mit einer Aktivierungslogik oder anderen Bedingungen versehen werden?

      Ja, Bausteine können in Abhängigkeit von vorher getätigten Eingaben aktiviert/deaktiviert (bzw. eingeblendet/ausgeblendet) werden.

      Siehe Dokumentation: Formeln für Aktivierungsregeln

      Formeln und Logik,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Kann ich Berechnungen innerhalb der smap durchführen?

      Ja, es gibt die Möglichkeit, mathematische Berechnungen – z.B. mit den Zahlenwerten von Bausteinen einer smap – durchführen. Hierzu stehen unterschiedliche mathematische Funktionen bereit.

      Siehe Dokumentation: Mathematische Funktionen

      Formeln und Logik,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Kann ich Zeiten innerhalb der smap berechnen?

      Ja, es stehen unterschiedliche Funktionen zum Rechnen mit Datums- und Zeitangaben bereit. So kann die Differenz zwischen Start- und Endzeitpunkt – beispielsweise mithilfe der Funktion SUB_DATE() – berechnet werden.

      Mehr Informationen in der Dokumentation: Funktionen für Datum und Zeit

      Formeln und Logik,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Was ist ein Validierungsausdruck?

      Ein Validierungsausdruck beschreibt eine gültige Struktur einer Benutzereingabe. Dies ermöglicht, Benutzereingaben auf Korrektheit zu überprüfen. Hierzu kann im smapOne-Designer die MATCH()-Funktion eingesetzt werden.

      Formeln und Logik,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Kann ich Benutzereingaben validieren?

      Ja, Benutzereingaben können über sogenannte Validierungsausdrücke validiert werden (siehe FAQ: Was ist ein Validierungsausdruck?).

      Formeln und Logik,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Wie kann ein smapOne App Nutzer die Version einer smap einsehen?

      Öffnen Sie dazu auf Ihrem Endgerät die smapOne App und die entsprechende smap. Nun können Sie über den Klick auf die untereinander, angeordneten drei Striche das Menü Informationen zur smap öffnen. Unter Version können Sie die aktuell auf dem Gerät installierte smap Version einsehen.

      Versionen,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Können smap-Versionen gelöscht werden?

      Nein, ältere smap-Versionen können nicht gelöscht werden.

      Versionen,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Kann ich smaps aus älteren Versionen wiederherstellen?

      Ja, navigieren Sie dazu in die Übersicht der jeweiligen smap und klicken auf den Reiter Versionen. Nun erhalten Sie eine Ansicht aller Versionen zu den entsprechenden smap. Zu jeder Version haben Sie die Möglichkeit eine Kopie zu der smap Version zu erstellen, sodass diese als neue smap zur weiteren Bearbeitung und Freigabe in Ihrer Übersicht erscheint. Klicken Sie dazu auf Kopie erstellen. Als weitere Möglichkeit können Sie die ausgewählte smap über den Klick auf Zurücksetzen auf eine gewünschte Version wiederherstellen. Wählen Sie dazu einfach im angezeigten Dropdown-Menü die Version aus und klicken erneut auf Zurücksetzen.

      Versionen,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Worin besteht der Unterscheid zwischen einer Major- und Minor-Version?

      Bei einer Minor-Version handelt es sich um Aktualisierung einer smap, bei denen die Bausteine der unmittelbar vorherigen Version identisch geblieben sind und sich die Datentabelle dadurch nicht verändert hat. Bei einer Major-Version wurden Bausteine hinzugefügt oder entfernt, sodass die Spalten der Datentabelle im Dateneingang verändert sind.

      Versionen,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Wo kann ich die Historie der smap Versionen einsehen?

      Navigieren Sie dazu in die Übersicht der jeweiligen smap und klicken auf den Reiter Versionen.

      Versionen,Bauen - Erweitertes Wissen
    • Warum wird bei einer smap Aktualisierung eine neue Version vergeben?

      Bei der einer Aktualisierung bzw. bei dem Verteilen eines Updates erhält die entsprechende smap stets eine neue Versionsnummer. Dies hat den Hintergrund, dass sich bei dem Ändern eines Bausteines in der smap die Datentabelle im Dateneingang verändern kann, sodass die Spalten nicht mehr untereinander angezeigt werden könnten. Somit erhält man immer eine Ansicht der Datensätze zu einer bestimmten Version.

      Ein weiter Grund ist, dass man bei einer nachträglich ungewollten Änderung innerhalb der smap anschließend zu einer bestimmten Version zurückkehren kann oder eine Kopie einer bestimmten smap-Version erstellen kann. Somit kann man genau nachvollziehen, welchen Stand eine smap zu einer bestimmten Versionsnummer hatte.

      Versionen,Bauen - Erweitertes Wissen

    Datenerfassung und Verwaltung

    • Kann ich einen gelöschten Datensatz wiederherstellen?

      Nein, ein einmal gelöschter Datensatz kann vom Creator oder Nutzer nicht wiederhergestellt werden.

      Unter bestimmten Umständen und in besonderen Einzelfällen können Datensätze aus einem Backup wiederhergestellt werden. 

      Dateneingang,Datenerfassung und Verwaltung
    • In welchen Fällen kann die Komplexität einer smap überschritten werden?

      Die Komplexität einer smap kann überschritten werden, wenn die kreierte smap beispielsweise besonders viele, sowie komplexe Formeln enthält. Auch die Anzahl der verbauten Bausteine kann hierbei ausschlaggebend sein, wenn zusätzlich besonders viele Aktivierungslogiken oder sogar Berechnungen durchgeführt werden.

      Falls es zu dieser Fehlermeldung kommen sollte, empfiehlt es sich den Bau der smap noch einmal zu überprüfen und gegebenenfalls die Struktur der Bausteine zu verändern oder sogar ganze Abschnitte zu entfernen, um diese in einer anderen smap darzustellen.

      Dateneingang,Datenerfassung und Verwaltung
    • Welche Informationen kann ich in der Detailansicht entnehmen?

      In der Detailansicht eines Datensatzes sind zunächst einige Metadaten des Datensatzes aufgeführt:

      • smap-Version
      • Zeitpunkt des Datenempfangs ("Datensatz empfangen")
      • Absender

      Weiterhin sind in der Detailansicht alle Bausteine und deren Werte des Datensatzes aufgeführt.

      Dateneingang,Datenerfassung und Verwaltung
    • Welche Inhalte werden bei dem Excel-Export heruntergeladen?

      Im Excelexport sind alle erfassten Datensätze zu einer smap Version als Exceltabelle zusammengefasst, ebenso sind mit dem "Foto aufnehmen" Baustein aufgenommen Bilder in einem Ordner abgelegt. Der Ordner, in dem aufgenommene Bilder abgelegt sind, sind stets mit der zugehörigen Datensatznummer benannt, um eine eindeutige Zugehörigkeit gewährleisten zu können.

      Dateneingang,Datenerfassung und Verwaltung
    • Wie kann der Dateneingang gefiltert werden?

      In der Datenansicht einer smap stehen unterschiedliche Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Zum einen kann mithilfe einer Volltextsuche jedes Feld nach einem bestimmten Text durchsucht werden.

      Zum anderen können einzelnen Spalten umfangreich gefiltert werden:

      Für Textfelder existieren die Filtermöglichkeiten

      • ist gleich,
      • ist nicht gleich,
      • beginnt mit,
      • endet mit,
      • beinhaltet,
      • beinhaltet nicht.

      Für Zahleneingabefelder existieren die Filtermöglichkeiten

      • ist gleich,
      • ist nicht gleich,
      • ist größer als oder gleich,
      • ist größer als,
      • ist kleiner als oder gleich,
      • ist kleiner als.

       

      Dateneingang,Datenerfassung und Verwaltung
    • Welche Inhalte werden bei dem PDF-Export heruntergeladen?

      Im PDF-Export werden alle zu einer smap-Version generierten Berichte als einzelne PDF-Dateien heruntergeladen.

      Dateneingang,Datenerfassung und Verwaltung
    • Wo kann ich Datensätze zu älteren smap-Versionen einsehen?

      In der Datenansicht einer smap kann in der linken oberen Ecke die entsprechende Version ausgewählt werden, für die Datensätze angezeigt werden sollen.

      Dateneingang,Datenerfassung und Verwaltung
    • Kann ich einen abgesendeten Datensatz im Dateneingang nachträglich abändern?

      Nein, ein einmal abgesendeter Datensatz kann nachträglich nicht geändert werden.

      Dateneingang,Datenerfassung und Verwaltung
    • Kann ich eine Aufgabe einem anderen Nutzer zuweisen?

      Wenn ich als Nutzer eine Aufgabe zugewiesen bekommen habe, dann kann ich diese einem weiteren Nutzer zur Bearbeitung zur Verfügung stellen. Damit wird die Aufgabe jedoch auf meinem Gerät entfernt und kann nicht weiterbearbeitet werden.

      Als Creator kann ich jeglichen Nutzern die zugewiesene Aufgabe entziehen und einem anderen Nutzer erneut zuweisen, solange sich dieser im Nutzerkreis der smap befindet.

      Übersicht Aufgaben,Datenerfassung und Verwaltung
    • Welche Informationen erhalte ich in der Aufgabenübersicht?

      Dort kann der Creator einsehen, an welchen Nutzer eine Aufgabe zugewiesen worden ist.

      Jede Zeile stellt eine Aufgabe der smap dar. U.a. kann der aktuell zugewiesene Nutzer abgelesen werden aber auch der zuletzt synchronisierte Inhalt der Aufgabe. Eine Synchronisierung des Inhaltes findet immer bei der Weitergabe an einen anderen Nutzer statt.

      Ist eine Aufgabe nicht mehr in der Übersicht vorhanden wurde diese als Datensatz abgesendet und ist damit abgeschlossen. Die Inhalte sind auf dem Reiter "Daten" zu finden.

      Übersicht Aufgaben,Datenerfassung und Verwaltung
    • Kann eine Aufgabe mehreren Nutzern zugewiesen sein?

      Eine Aufgabe wird immer genau einem Nutzer zugewiesen.

      Da ein Nutzer mehrere Geräte registrieren kann, steht die Aufgabe zunächst an allen Geräten des Nutzers zur Verfügung. Sobald diese allerdings auf einem Gerät heruntergeladen ist, ist der Zugriff durch alle anderen Geräte gesperrt.

      Übersicht Aufgaben,Datenerfassung und Verwaltung
    • Wird ein Nutzer in der smapOne App über eine Aufgabe zu einer smap informiert?

      Sobald ein Nutzer eine Aufgabe zugewiesen oder weitergeleitet bekommt, dann erscheint auf dem Gerät eine Notifikation, dass eine neue Aufgabe bereitsteht.

      Übersicht Aufgaben,Datenerfassung und Verwaltung
    • Wie lange ist eine Aufgabe in der Aufgabenübersicht einsehbar?

      Solange der Creator die Aufgabe nicht löscht, ist die Aufgabe für den zugewiesenen Nutzer sichtbar, bis der Nutzer diese abruft, bearbeitet und später final absendet.

      Übersicht Aufgaben,Datenerfassung und Verwaltung

    Tools, Tipps und Funktionen

    • Kann ich eine Kopie einer smap an einen anderen Creator versenden?

      Ja, navigieren Sie dazu in die entsprechende smap Übersicht. Mit dem Klick auf smap-Kopie versenden öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie den Empfänger für die smap-Kopie hinterlegen können. Im letzten Schritt können Sie den Vorgang über Versenden abschließen. Nun erhält der Empfänger (ein Creator) per E-Mail eine Einladung für den Import Ihrer smap-Kopie.

      Funktionen in der smap,Tools, Tipps und Funktionen
    • Kann ich eine gelöschte smap wiederherstellen?

      Nein, eine bereits gelöschte smap kann nicht wiederhergestellt werden!

      Funktionen in der smap,Tools, Tipps und Funktionen
    • Kann ich eine smap löschen?

      Ja, um eine smap zu löschen, navigieren Sie in die jeweilige Übersicht der smap und klicken auf smap löschen unten links. Im daraufhin erscheinenden Dialog muss der Nutzer das Löschen der smap bestätigen.

      Bei dem Löschvorgang werden unwiderruflich alle dazugehörigen Daten gelöscht. Falls die ausgewählte smap bereits installiert wurde, wird diese ebenfalls von dem Endgerät des Nutzers entfernt.

      Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

      Funktionen in der smap,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie wird ein angefangenes Formular zur weiteren Bearbeitung an einen Nutzer weitergeben?

      Zur weiteren Bearbeitung eines bereits begonnenen Formulars können Sie die Aufgabenfunktion nutzen. Um diese Funktion zu aktivieren, navigieren Sie in die jeweilige Übersicht der smap und klicken Sie neben Aufgaben erstellen auf einrichten. Anschließend wird Ihnen ein neues Fenster eingeblendet, aktivieren Sie in hier den Schalter und setzen den Haken in der Checkbox zur Bestätigung der Aktivierung. Klicken Sie nun auf übernehmen.

      Nun kann ein begonnenes Formular über die oben rechts platzierten drei Punkte (auf iOS oder Android oben links platzierte drei Striche) und auf Als Aufgabe weitergeben weitergeleitet werden. Nachdem Sie im Dropdown Menü einen Empfänger ausgewählt haben und die Aufgabe über den Klick auf weitergeben erstellt haben, erhält der Empfänger eine Push-Benachrichtigung auf seinem Endgerät und kann das begonnene Formular zur weiteren Bearbeitung öffnen.

      Der Nutzer erhält über die Datenbox eine Übersicht aller zugewiesenen Aufgaben.
       

      Funktionen in der smap,Tools, Tipps und Funktionen
    • Können außenstehende Personen Zugriff auf den Dateneingang erhalten?

      Ja, außenstehende Personen können über einen von Ihnen generierten Link auf den Dateneingang Zugriff erhalten.

      Navigieren Sie in die jeweilige Übersicht der smap und klicken Sie unter den Einstellungen bei Externer Datenzugriff auf einrichten. Anschließend wird Ihnen ein neues Fenster eingeblendet, das Sie dazu auffordert, einen neuen Link zu generieren. Klicken Sie dazu einfach auf Link neu ausstellen. Nun werden Ihnen zwei verschiedene Links angezeigt:

      1. Der erste Link Liste mit Datensätzen führt zu dem Dateneingang, sodass der Anwender diesen Links, Zugriff auf den gesamten Dateneingang erhält.
      2. Der zweite Link Detailansicht zum neusten Datensatz führt lediglich zu dem neusten Datensatz im Dateneingang.

      Um den Zugriff ruckgängig zu machen, klicken Sie auf Link löschen.

      Warnung: Jeder Besitzer diesen Links erhält Zugriff auf Ihren Dateneingang, verteilen Sie daher bitte den Link sehr bedacht an Ihre gewünschten Empfänger.

      Funktionen in der smap,Tools, Tipps und Funktionen
    • Kann ich den Bericht an außenstehende Personen weiterleiten?

      Ja, nutzen Sie dazu den Baustein E-Mail versenden und platzieren diesen in Ihrer smap.

      Tragen Sie anschließend bei E-Mail-Empfänger die gewünschten Empfängeradressen ein. Bei der Angabe von mehreren E-Mail-Adressen müssen diese durch ein Semikolon (;) getrennt werden. Für jeden Empfänger wird eine separate E-Mail versendet.

      Um den Bericht dem Anhang hinzuzufügen, setzen Sie bitte im Eigenschaftenpanel des Bausteins einen Haken bei Bericht als Anhang mitsenden. Die Nutzung dieser Funktion bietet sich für den Versand des Berichtes an firmenexterne Empfänger an.

      Funktionen in der smap,Tools, Tipps und Funktionen
    • Kann ich Datensätze anonym erfassen?

      Ja, dazu muss die entsprechende smap zur anonymen Nutzung verteilt worden sein.

      Navigieren Sie dazu in die entsprechende smap und öffnen den Reiter Verteilen. Mit dem Klick auf zur anonymen Nutzung verteilen öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie den Empfänger für die Installation der smap hinterlegen können.

      Im letzten Schritt können Sie den Vorgang über Verteilen abschließen. Nun erhält der Empfänger eine anonyme Lizenz und per E-Mail eine Einladung zur Installation der smap. Erfasste und abgesendete Datensätze werden anonym im Dateneingang angezeigt.

      Funktionen in der smap,Tools, Tipps und Funktionen
    • Können Datensätze automatisiert an einen oder mehrere Empfänger gesendet werden?

      Ja, nutzen Sie dafür die Funktion zur E-Mailbenachrichtigung. Um diese zu aktivieren, navigieren Sie in die jeweilige Übersicht der smap und klicken Sie unter den Einstellungen bei E-Mail-Benachrichtigung auf einrichten.

      Anschließend wird Ihnen ein neues Fenster eingeblendet. Dort können Sie die gewünschten E-Mailadressen der Empfänger hinterlegen, das gewünschte Berichtsformat auswählen und entscheiden, ob der erzeugte Bericht an die E-Mail angehängt werden soll.

      Sobald Sie diese Funktion aktiviert haben, wird nach jedem eingegangen Datensatz eine E-Mail zur Benachrichtigung versendet.

      Funktionen in der smap,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie kopiere ich eine smap?

      Um eine smap kopieren zu können, navigieren Sie in die jeweilige Übersicht der smap und klicken auf smap kopieren. Anschließend wird Ihnen ein neues Fenster eingeblendet, welches Sie zu einer Bestätigung auffordert. Klicken Sie auf smap erstellen um abschließend die ausgewählte smap zu kopieren. Anschließend werden Sie in den Designer geleitet, um die smap-Bausteine zu bearbeiten.

      Funktionen in der smap,Tools, Tipps und Funktionen
    • Kann ich erkennen, welche smaps an einen bestimmten Nutzer verteilt wurden?

      Ja, navigieren Sie dazu in das Menü Nutzer und klicken auf das Tabellen-Icon smaps verwalten. Nun erhalten Sie eine Ansicht aller erstellten smaps Ihres Creatoren Accounts. In der Spalte Zuordnung können Sie erkennen, ob der Nutzer ein entsprechende smap bereits zugewiesen bekommen hat und ob diese auch bereits installiert wurde.

      Nutzer- und Gruppenverwaltung,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie gehe vor, wenn sich die E-Mailadresse eines Nutzers geändert hat?

      Wenn sich die E-Mailadresse eines Nutzers geändert hat, wenden Sie sich bitte an support@smapone.com und teilen uns bitte die aktuelle und die neue E-Mailadresse mit. Wir nehmen anschließend die entsprechende Änderung für Sie vor.

      Nutzer- und Gruppenverwaltung,Tools, Tipps und Funktionen
    • Kann ich eine smap einer Nutzergruppe zuweisen?

      Ja, beim Verteilen einer smap erscheinen in der Auflistung, neben den angelegten Nutzern, auch die erstellen Nutzergruppen. Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Nutzergruppe aus und klicken auf Verteilen.

      Nutzer- und Gruppenverwaltung,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie kann ich eine Liste von Nutzern importieren?

      Sie können eine Nutzerliste als Excel-Tabelle importieren: Öffnen Sie dazu das Menü Nutzer und klicken auf den Button Importieren. Über Datei auswählen können Sie den lokalen Pfad der Datei auswählen und die Datei hochladen. Wählen Sie nun in der Zeile Spaltenzuordnung, ob es sich bei den Spalten, um eine E-Mailadresse, Nutzername, Kommentar oder Gruppe handelt.

      Über den blauen Button Importieren werden die Änderungen gespeichert.

      Nutzer- und Gruppenverwaltung,Tools, Tipps und Funktionen
    • Kann ich Nutzer gruppieren?

      Ja, navigieren Sie dazu in das Menü Nutzer, um in das Untermenü Gruppen zu gelangen. Nun können Sie über Neue Gruppe erstellen eine neue Gruppe anlegen. Vergeben Sie nun der Gruppe einen Namen und hinterlassen Sie bei Bedarf auch noch ein Kommentar zu der Gruppe.

      In der linken Liste Mitglieder wählen sehen Sie alle angelegten Nutzer, sobald Sie einen Nutzer anklicken, wandert der Nutzer in die rechte Liste zu Gewählte Mitglieder. Mit dem erneuten Klick auf einen bereits ausgewählten Nutzer können Sie diesen aus der Gruppe wieder entfernen.

      Um die Gruppe zu speichern, klicken Sie auf Gruppe erstellen.

       

      Nutzer- und Gruppenverwaltung,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie verwalte ich Nutzer auf der smapOne-Plattform?

      Über den Reiter Nutzer gelangen Sie in die Nutzerverwaltung. Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung: 

      1. Die Anlage eines neuen Nutzers – Neuer Nutzer
      2. Der Import einer Nutzerliste als Excel Datei – Importieren
      3. Der Export der aktuellen Nutzerliste als Excel Datei – Exportieren
      4. Das Löschen aller angelegten Nutzer – Alle Löschen
      5. Über das Stift-Icon können Sie einen bereits angelegten Nutzer bearbeiten
      6. Über das Tabellen-Icon können Sie dem ausgewählten Nutzer eine Lizenz zu einer smap ausstellen
      7. Über das Männchen-Icon können Sie dem ausgewählten Nutzer alle Lizenzen, aller smap gleichzeitig entziehen
      8. Über dem Reiter Gruppen können Sie Nutzergruppen erstellen und bereits angelegten Nutzern eine oder mehrere Gruppen zuordnen
      Nutzer- und Gruppenverwaltung,Tools, Tipps und Funktionen
    • Welche Rollen kann ich bei smapOne vergeben?

      Folgende Rollen können Sie an Nutzer vergeben:

      • Daten-Admin: Der Nutzer darf Daten Ihrer smaps lesen und auch löschen
      • Daten-Leser: Der Nutzer darf Daten lesen und auch exportieren
      • Operator: Der Nutzer darf smap bearbeiten und verteilen, jedoch keine Daten lesen

      Um einem bereits angelegten Nutzer eine Rolle zuzuweisen, navigieren Sie über den Reiter Nutzer in die Nutzerverwaltung. Über den Klick auf das Stiftsymbol (rechts, neben dem Nutzer) öffnet sich ein neues Fenster, bei dem Sie über die angezeigten Checkboxen die gewünschten Rollen aktivieren können. Mit dem Klick auf Übernehmen können Sie die Änderung speichern.
       

      Nutzer- und Gruppenverwaltung,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie funktioniert die Nutzerverwaltung und Gruppendefinition?

      Bei der Verwaltung eines Nutzers können Sie Änderungen am aktuell ausgewählten Nutzer vornehmen und diesem bei Bedarf smaps zuweisen und oder auch entziehen.

      Bei der Verwaltung von Gruppen kann definiert werden, welche Nutzer welcher Gruppe zugeordnet werden sollen. Die Erstellung und Verwendung einer Gruppe kann sehr hilfreich sein, wenn mit nur wenigen Klicks mehreren Nutzern smaps zugewiesen oder entzogen werden sollen.

      Nutzer- und Gruppenverwaltung,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie kann ich die Nutzerverwaltung und Gruppendefinition verstehen?

      Text

      Tutorial: So nutzen Sie die Corona-Hilfe-smaps
      Nutzer- und Gruppenverwaltung,Tools, Tipps und Funktionen
    • Kann ich eine übernommene Vorlage verändern?

      Ja, die einzelnen smap-Bausteine der Templates (Vorlagen) können individuell angepasst oder entfernt werden. Selbstverständlich können auch neue Bausteine zu der smap hinzugefügt werden.

      Template Galerie,Tools, Tipps und Funktionen
    • Kann ich eigene Vorlagen für meine smaps erzeugen?

      Nein, eigene Templates bzw. Vorlagen können aktuell noch nicht erstellt werden.

      Template Galerie,Tools, Tipps und Funktionen
    • Gibt es Vorlagen zur Erstellung neuer smaps?

      Ja, mit dem Klick auf Neue smap werden Sie zu der Template Galerie weitergeleitet. Dort finden Sie zahlreiche Beispielszenarien, die zur weiteren Bearbeitung individuell angepasst werden können.

      Template Galerie,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie verhält sich die Nutzerpflege unter Verwendung eines Masteraccounts?

      Ein Master-Account vererbt stets seine erstellten Nutzer an seine Creatoren-Accounts. Dasselbe gilt, wenn der Master-Account Nutzer entfernt hat. Wenn ein Creator die Rechte erhalten hat, selbständig Nutzer anlegen zu können, dann werden diese erstellten Nutzer an den Master-Account synchronisiert. Dies hat zur Folge, dass alle weiteren Creatoren ebenso die erstellten Nutzer vererbt bekommen.

      Funktionalitäten eines Masteraccounts,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie unterbinde ich, dass ein Creator selbständig Nutzer hinzufügt?

      Sie können bei der Erstellung eines neuen Creators die Berechtigung erteilen, dass dieser Nutzer für alle anderen Creatoren anlegen kann. Falls Sie diese Berechtigung zuvor erteilt haben, können Sie diese über folgenden Weg wieder entziehen:

      Navigieren Sie zu dem Reiter "Creatoren" und klicken bei dem entsprechendem Creator auf "Bearbeiten". Nun öffnet sich ein neues Fenster, bei dem Sie den Haken bei "Der Creator darf Nutzer für alle Creatoren hinzufügen" entfernen können. Für die Übernahme der Änderung klicken Sie bitte auf "Übernehmen".

      Funktionalitäten eines Masteraccounts,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie verwende ich eine Unternehmensvorlage?

      Wenn eine smap als Unternehmensvorlage bereitgestellt wird, dann wird sie in allen untergeordneten Konten beim Erstellen neuer smaps als Vorlage angeboten.

      Sie können eine smap als Unternehmensvorlage bereitstellen, indem Sie in der smap-Übersicht unter "Einstellungen" bei "Unternehmensvorlage" auf "einrichten" klicken.

      Anschließend wird Ihnen ein neues Fenster eingeblendet, bei dem Sie den Schalter "Als Unternehmensvorlage bereitstellten" auf "Ein" schieben müssen. Zum Abschließen dieses Vorgangs klicken Sie nur noch auf "übernehmen".

      Funktionalitäten eines Masteraccounts,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie richte ich einen Masteraccount ein?

      Der Masteraccount ist im Prinzip erst einmal ein Creatoren-Account, der vom Kunden eingerichtet werden kann. Nach erfolgreicher Anlage können Sie mit Ihrem Kundenbetreuer den Account in unserem System als Masteraccount deklarieren und damit ist der Vorgang abgeschlossen.

      Funktionalitäten eines Masteraccounts,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wozu benötige ich einen Masteraccount?

      Wenn es in Ihrem Unternehmen mehrere Creatoren gibt, können diese Creatoren-Accounts über einen Master Account angelegt und verwaltet werden.

      Funktionalitäten eines Masteraccounts,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wer sollte den Masteraccount betreuen?

      Die Einrichtung eines Masteraccounts sollte idealerweise vorab Ihrem Kundenbetreuer koordiniert werden und auch die Tätigkeiten des Masteraccounts sollten einmal definiert sein.

      Der Masteraccount kann von einer oder mehreren Personen betreut werden, sodass in einzelner Abwesenheit eine weitere Person die Aufsicht hat.

      Die Betreuung des Masteraccounts sollte von einer Person durchgeführt werden, die sich idealerweise mit der smapOne Plattform auskennt, die Nutzer kennt und auch die Prozesse kennt.

      Funktionalitäten eines Masteraccounts,Tools, Tipps und Funktionen
    • Was ist der Unterschied zwischen einem Master- und einem Creatoren Account?

      Masteraccounts verwalten die ihm untergestellten Creatorenaccounts. Dies bedeutet ebenso, dass der Masteraccount neue Creatoren hinzufügen oder entfernen kann. Sofern der Masteraccount dem Creator nicht die Rechte zugewiesen hat, Nutzer zu verwalten, verwaltet ausschließlich der Masteraccount die smap-Nutzer.

      Funktionalitäten eines Masteraccounts,Tools, Tipps und Funktionen
    • Kann ich mit meinem Masteraccount einen Creatoren-Account erstellen und wenn ja, wie?

      Ja, legen Sie dazu vorher den gewünschten Nutzer unter dem Reiter "Nutzer" an. Nachdem dies erledigt ist, öffnen Sie anschließend den Reiter "Creatoren" und klicken auf "Neuer Creator". Im neuen Fenster können Sie nun den zuvor erstellen Nutzer auswählen, der zukünftig ein Creator werden soll. Vergeben Sie dem Creator unter "Bezeichnung" einen beliebigen Namen (bspw. den Abteilungsnamen). Optional können Sie hier auch eine "Kostenstelle" hinterlegen und dem Creator Rechte zuweisen. Kreuzen Sie dazu einfach die gewünschten Checkboxen an. Um den Vorgang abzuschließen und den Creator anzulegen, klicken Sie nur noch auf "Creator anlegen". Der Creator erhält nun eine noch zu bestätigende Einladung per E-Mail.

      Funktionalitäten eines Masteraccounts,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie lösche ich einen Creatoren-Account?

      Unter dem Reiter “Creatoren” können Sie sich eine Auflistung der angelegten Creatoren einblenden lassen und diese verwalten. Unter der Spalte “Aktionen”, können Sie über den “löschen” Button, den ausgewählten Creatoren-Account löschen.

      Funktionalitäten eines Masteraccounts,Tools, Tipps und Funktionen
    • Wie gehe ich vor, wenn ein Creator das Unternehmen verlassen hat?

      Wählen Sie bitte einen neuen Creator aus, der die Rolle des zukünftigen (Master-)Accounts übernehmen soll. Teilen Sie dies bitte Ihren Kundenbetreuer mit oder schreiben Sie eine Nachricht an support@remove-this.smapone.com. Nennen Sie uns dazu bitte die E-Mailadresse des alten Master-Accounts, sowie die E-Mailadresse Ihres Creators, der die Rolle übernehmen soll. Wir nehmen anschließend die entsprechende Änderung für Sie vor.

      Funktionalitäten eines Masteraccounts,Tools, Tipps und Funktionen

    Sonstiges

    • Kann ich meine Stammdaten automatisch aktualisieren?

      Stammdaten werden in einer smap üblicherweise mit Hilfe eines Datensatzauswahlbausteins (DSAB) abgebildet. Die Inhalte des DSAB können über die REST-API aktualisiert werden, somit ist eine automatische, z.B. periodische Aktualisierung Ihrer Stammdaten möglich.

      Hinweis: Alle folgend vorgestellten Endpunkte beziehen sich auf die "interne API". In der API-Dokumentation müssen Sie diese zunächst im Kopfbereich der Seite auswählen, bevor die zugehörigen Endpunkte angezeigt werden.

      Vorgehen

      1. Baustein "Datensatzauswahl" im Designer an die gewünschte Position platzieren.
      2. Excel mit den gewünschten Spalten erstellen und in den Baustein hochladen
      3. Es wird die smap-ID benötigt. Diese kann über die URL im Browser beschafft werden
      4. Nun wird die ID des DSAB (dataSourceId) benötigt. Über den API-Endpunkt

        GET /Smaps/{smapId}/Versions/{version}/Definition

        kann anhand der smap-ID der Aufbau der smap eingesehen werden. Darin ist die dataSourceId enthalten:

      5. Für jede Aktualisierung des DSAB muss die aktuelle Versionsnummer übergeben werden. Es muss grundsätzlich nur die Major-Verision (also die Nummer vor dem Punkt) angegeben werden. Das heißt, wenn sich die Struktur (Spalten) der Tabelle nicht ändert, kann die Major-Version statisch angegeben werden.

        Alternativ kann die letzte Versionsnummer auch über die API, z.B. über den API-Endpunkt

        GET /DataSource/{dataSourceId}

        bezogen werden.
      6. Über den API-Endpunkt

        PUT /DataSource/{dataSourceId}/Versions/{dataSourceVersion}/Definition/Values

        kann nun die neue Datenliste (als JSON-Array von Datenobjekten) hochgeladen werden. Dabei muss unbedingt das Spaltenschema der Tabelle eingehalten werden! (Wenn sich das Schema ändert, also eine Spalte hinzugefügt oder entfernt wird, muss hierfür zunächst eine angepasst Exceldatei im Designer hochgeladen werden.)
      7. Um die aktualisierte Liste zu verteilen, muss noch die smap upgedatet werden. Hierzu ist der API-Endpunkt

        PUT /Smaps/{smapId}/Versions/Current/DataSources/Update

        mit dem Paramter updateEditVersion=true aufzurufen. Der Parameter sorgt dafür, dass das Update auch für den Creator im Designer sichtbar ist.

      Die Schritte 1-4 sind dabei für die erstmalige Einrichtung notwendig. Die Schritte 6-7 sollten durch einen Automatismus abgedeckt werden. Schritt #5 muss je nach Anwendungsfall dynamisch erfolgen.

      Integration und Schnittstellen,Sonstiges
    • Wie kann ich Datensätze in eine Excel-Datei laden?

      Es besteht die Möglichkeit, dass Sie Datensätze einer smap über unsere REST-API (siehe API-Dokumentation) abrufen und in eine Excel-Tabelle hereinladen. Eine ausführliche Anleitung hierzu finden Sie in unserem News & Releases-Beitrag "Neues zur REST-Schnittstelle".

      Integration und Schnittstellen,Sonstiges
    • Wie kann ich Datensätze über die REST-API abrufen?

      Datensätze einer smap können direkt über die REST-API abgerufen werden. Hierzu stehen unterschiedliche API-Endpunkte bereit, welche jeweils ein JSON-Array mit Datensatz-Objekten zurückliefern.

      Unter Angabe einer Datensatz-ID und zugehöriger Version können auch einzelne Datensätze abgerufen werden. Die Rückgabe erfolgt standardmäßig im JSON-Format, kann aber auch in anderen Formaten erfolgen (PDF, DOC/DOCX, HTML, TXT, XML)

      Integration und Schnittstellen,Sonstiges
    • Welche Möglichkeiten bietet smapOne, erfasste Datensätze abzurufen?

      Die herkömmliche Methode, erfasste Datensätze abzurufen, ist über den Dateneingang (unter dem Reiter "Daten" aufzurufen) auf der smapOne-Plattform.

      Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Datensätze über die RESTful-API abzurufen. Hierzu kann z.B. die API-Endroute GET /Smaps/{smapId}/Data aufgerufen werden. Die API ermöglicht den Abruf von Datensätzen in unterschiedlichsten Formaten (z.B. JSON, XML, DOC/DOCX etc.).

      Integration und Schnittstellen,Sonstiges
    • Wie kann mein System XY von Hersteller Z in smapOne integriert werden?

      Wir stellen unseren Anwendern eine RESTful-API zur Verfügung. Damit lassen sich grundsätzlich und theoretisch eine Vielzahl von Anwendungen oder Systemen integrieren, sowohl um Daten (z.B. Stammdaten) in eine smap hineinzubekommen, als auch um Daten (z.B. Datensätze) aus einer smap herauszubekommen.

      Ob sich ihr System XY vom Hersteller Z in die smapOne-Architektur integrieren lassen, hängt vor allem von Ihrer eigenen IT-Infrastruktur ab. Wenn Sie ein konkretes Szenario haben, prüfen wir gerne vorab gemeinsam mit Ihnen bzw. Ihrer IT, ob sich Ihr System integrieren lässt. Bitte sprechen Sie hierzu Ihre(n) Kundeberater(in) an.

      Integration und Schnittstellen,Sonstiges
    • Kann der E-Mail-Versand auch über den eigenen SMTP-Server eingerichtet werden?

      Für den Versand von Emails, die im Rahmen der Bearbeitung einer smap versendet werden (z.B. eine automatische  E-Mail mit dem PDF-Bericht des erfassten Datensatzes), kann Ihr eigener SMTP-Server verwendet werden. Bitte sprechen Sie hierzu mit Ihrem/r Kundenberater/in.

      Integration und Schnittstellen,Sonstiges
    • Meine Stammdaten ändern sich regelmäßig, wie gehe ich damit um?

      Der Datensatzauswahlbaustein (kurz DSAB) ermöglicht die Übernahme von listenartigen Datensammlungen in eine smap. Das Einspielen der Daten kann hierbei über den Designer mittels Upload einer Excel-Datei, oder auch mit Hilfe der RESTful-API erfolgen.

      Eine grundlegende Funktion von smapOne ist seine Offlinefähigkeit, also auch bei fehlendem Internet soll die smap problemlos ausgefüllt werden können. Deshalb können Stammdaten nicht "live" abgefragt werden, sondern müssen bei Änderung der Stammdaten durch Sie aktualisiert (die Stammdaten in die smap übertragen) werden.

      Bei sich regelmäßig ändernden Stammdaten empfehlen wir dementsprechend eine periodische oder ereignisgesteuerte Aktualisierung der Daten eines DSAB. Bitte beachten Sie aber, dass jeder Upload eines neuen Datenstandes eine neue smap-Version erzeugt, die auf Ihr verfügbares Speicherplatzkontingent für smap-Strukturdaten (siehe smapOne-Dokumentation: Speicherplatz für smaps) angerechnet wird.

      Integration und Schnittstellen,Sonstiges
    • Wie können Aufgaben automatisch generiert werden?

      Mit Hilfe der REST-API kann ein Datensatz einer smap (teil-)vorbefüllt und als Aufgabe an einen spezifischen smap-Nutzer verteilt werden. Hierzu steht ein entsprechender POST-Endpunkt zur Verfügung.

      POST /Smaps/{smapId}/Versions/{version}/Data

      Die Erstellung einer Aufgabe über diesen API-Endpunkt erfordert die Übergabe eines JSON-Objekts im Body

      {
          "userEmail": "name@domain.de",
          "title": "Titel der Aufgabe",
          "data": {
              "BausteinID_1": "Wert A",
              "BausteinID_2": "Wert B",
              ...
          }
      }

      userEmaildie E-Mailadresse eines gültigen smapOne Nutzers, an welchen auch die Smap zugewiesen ist
      titleTitel der Aufgabe; max. 25 Zeichen!
      dataInhalt der Aufgabe. Bei Aufgaben handelt es sich um unvollständige Datensätze, inhaltlich sind diese somit exakt wie ein Datensatz (Attribut data) aufgebaut.

      Beispiel

      {
          "userEmail": "max.mustermann@smapone.com",
          "title": "Kundenauftrag SchmidtGmbH",
          "data": {
              "Textbox": "Wert A", (Textfeld)
              "Number": 42, (Zahlenfeld)
          }
      }

       

      Integration und Schnittstellen,Sonstiges
    • Wie kann ich eine Aufgabe zu einer anderen smap übertragen?

      Hierzu verwenden Sie die erfassten Werte des Datensatzes aus der ersten smap und befüllen damit die Felder der zweiten smap, so wie in der FAQ Können Aufgaben automatisch generiert werden und falls ja, wie? beschrieben.

      Integration und Schnittstellen,Sonstiges
    • Wann kommt ein smapFlow zum Einsatz?

      Mit Hilfe der Automatisierungsengine von Microsoft, Power Automate, können sogenannte "Flows" entwickelt werden. Dabei handelt es sich um Automatismen, die definierte Routinen ausführen, z.B. um Stammdaten aus einem ERP-System in den Datensatzauswahlbaustein (kurz DSAB) einer smap zu importieren.

      Diese Flows können selbstverständlich von unseren Kunden in einem eigenen Microsoft Power Automate Account selbstständig entwickelt und betrieben werden. Für Kunden, denen entweder die technische Expertise oder die Kapazität fehlt, diese Flows selbst zu entwickeln und zu betreiben, bieten wir dies als Dienstleistung an. Bitte sprechen Sie hierzu mit Ihrem/r Kundenberater/in.

      Integration und Schnittstellen,Sonstiges
    • Wo finde ich weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz?

      Informationen zum Datenschutz können über folgende Quellen bezogen werden:

      Außerdem können Sie Ihre individuelle Anfrage mit konkreten Fragestellungen an Ihren Kundenbetreuer oder Vertriebsansprechpartner richten. Diese leiten Ihre Anfrage intern an die entsprechenden Positionen zur Klärung weiter.

      Datenschutz,Sonstiges
    • Wie erhalte ich das App-Package um dieses in ein MDM System einzuspielen?

      Sofern das MDM System nicht den automatischen Abruf der smapOne App aus dem jeweiligen App-Store beherrscht, muss dies manuell eingespielt werden.  

      Hierzu stellen wir mit jedem Release ein unsigniertes App-Package zur Verfügung. Für die Einrichtung des Zugriffes wenden Sie sich bitte an support@remove-this.smapone.com.

      MDM / Sonstige,Sonstiges
    • Inkompatibilität bei iOS 14.2 und Verteilung via MDM

      Die smapOne App kann aufgrund eines Problems in iOS 14.2 auf Geräten mit dieser iOS Version und der Verteilung über ein MDM System nicht ordnungsgemäß verwendet werden.  

      Dies hat mit einer Änderung in iOS am so genannten Provisioning Profile zu tun. Das eingesetzte MDM System spielte dabei nach unserer Erfahrung keine Rolle.  

      Sofern die smapOne App direkt nach dem Start automatisch wieder geschlossen wird, prüfen Sie bitte die verwendete iOS Version und aktualisieren diese.  

      MDM / Sonstige,Sonstiges
    • Welche Installationsvarianten sind unter iOS verfügbar?

      Die nachstehenden Varianten für eine Installation auf einem iOS Geräte sind möglich:  

      • Installation aus dem Apple Store 
        Dies ist die einfachste und von Apple vorgesehene Variante. Der Nutzer benötigt lediglich den Zugriff auf den App Store. Die Schritte der Installation als auch für die Aktualisierung erfordern kein weiteres Zutun des Nutzers. 
      • Installation über ein MDM System 
        Je nach eingesetztem MDM System wird technisch ebenfalls eine Installation vergleichbar mit dem Store vorgenommen.  
      MDM / Sonstige,Sonstiges
    • Welche Installationsvarianten sind unter Android verfügbar?

      Die nachstehenden Varianten für eine Installation auf einem Android Geräte sind möglich:  

      • Installation aus dem Google Play Store 
        Dies ist die einfachste und von Android vorgesehene Variante. Der Nutzer benötigt lediglich den Zugriff auf den App Store. Die Schritte der Installation als auch für die Aktualisierung erfordern kein weiteres Zutun des Nutzers. 
      • Installation über ein MDM System 
        Je nach eingesetztem MDM System wird technisch ebenfalls eine Installation vergleichbar mit dem Store vorgenommen.  
      • Side Loading – Direktinstallation der App 
        Dies sollte nur unter bestimmten vorab klar definierten Bedingungen durchgeführt werden. Die App wird unabhängig vom Google Play Store installiert. smapOne stellt hierzu auf Anfrage ein nicht signiertes App-Bundle bereit. Die Unternehmens-IT muss dies selbstständig signieren und via MDM oder manuell auf die Geräte verteilen. Eine Funktionalität für die automatische Aktualisierung der App besteht dabei nicht, der Vorgang vergleichbar zur Erstinstallation muss dabei erneut ausgeführt werden. Für eine detaillierte Betrachtung wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer der smapOne oder an support@remove-this.smapone.com
      MDM / Sonstige,Sonstiges
    • Welche Installationsvarianten sind unter Windows 10 verfügbar?

      Die nachstehenden Varianten für eine Installation auf einem Windows 10 Geräte sind möglich:  

      • Installation aus dem Microsoft App Store - Dies ist die einfachste und von Microsoft vorgesehene Variante. Der Nutzer benötigt lediglich den Zugriff auf den App Store. Die Schritte der Installation als auch für die Aktualisierung erfordern kein weiteres Zutun des Nutzers. 
      • Installation via Microsoft Business App Store - Hier “beschafft” die IT-Abteilung zentral die App und verteilt diese an die jeweiligen Nutzer. Die IT kann dabei steuern wer die Möglichkeit erhalten soll die App zu nutzen. Weiterführende Informationen können aus nachstehender Microsoft Dokumentation entnommen werden: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-store/microsoft-store-for-business-overview 
      • Installation über ein MDM System - Je nach eingesetztem MDM System wird technisch ebenfalls eine Installation vergleichbar mit dem Store vorgenommen.  
      • Side Loading – Direktinstallation der App - Dies sollte nur unter bestimmten vorab klar definierten Bedingungen durchgeführt werden. Die App wird unabhängig vom Microsoft App Store installiert. smapOne stellt hierzu auf Anfrage ein nicht signiertes App-Bundle bereit. Die Unternehmens-IT muss dies selbstständig signieren und via MDM oder manuell auf die Windows 10 Geräte verteilen. Eine Funktionalität für die automatische Aktualisierung der App besteht dabei nicht, der Vorgang vergleichbar zur Erstinstallation muss dabei erneut ausgeführt werden. Für eine detaillierte Betrachtung wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer der smapOne oder an support@remove-this.smapone.com 
      MDM / Sonstige,Sonstiges
    • Kann die smapOne App auf einem Windows Terminal Server betrieben werden?

      Nein, die Nutzung von Microsoft Store Apps ist für den Windows Terminalserver nicht vorgesehen. Es ist weder der Microsoft App Store vorhanden noch die notwendige Software Basis Microsoft Apps betreiben zu können.  

      MDM / Sonstige,Sonstiges
    • Welche Systemvoraussetzungen bestehen für die Nutzung der smapOne App auf meinem Endgerät?

      Die Systemvoraussetzungen für den Betrieb der App auf einem iOS, Android oder Windows 10 Gerät finden Sie hier: https://platform.smapone.com/Documentation/de/Topic/ReleaseNotes#smapone-app-40.

      MDM / Sonstige,Sonstiges
    • Wird mein MDM System zur Verteilung der smapOne App unterstützt?

      In der Regel sind keine Einschränkungen bei der Kompatibilität der smapOne App und dem vorhandenen MDM System vorhanden. Die einfachste Variante ist, dass das MDM System einen direkten Bezug aus dem jeweiligen App-Store unterstützt. Sollte dies nicht der Fall sein wenden Sie sich für eine weiterführende Betrachtung an support@remove-this.smapone.com.

      MDM / Sonstige,Sonstiges