Häufige Fragen

    Erste Schritte

    • Was sind die Vorteile von smapOne gegenüber individuell programmierten Apps?

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    • Wozu benötige ich das Self-Service-Portal?

      smapOne App-Nutzer können sich im Self-Service-Portal anmelden, um bereits abgesendete Formulare einzusehen und um registrierte Endgeräte zu verwalten. Des Weiteren können Sie sich alle Ihnen zugeteilten smaps anzeigen lassen, sowie Angaben zu Ihrem Profil ändern oder hinzufügen.

    • Kann ich mich mit meinem Azure AD (Azure Active Directory) Konto anmelden?

      Ja, klicken Sie dazu im Loginfenster einfach auf den Microsoft-Button.

    • Wie melde ich mich bei dem Self-Service-Portal an?

      Nachdem eine smap an Sie verteilt wurde, erhalten Sie eine E-Mail, dass eine smap zur Installation für Sie bereitsteht ("Eine neue smap steht bereit").

      In dieser E-Mail klicken Sie auf anmelden, um zu der Registrierungsmaske des Self-Service-Portals zu gelangen. Wechseln Sie in dieser Ansicht auf den Reiter Registrierung und geben Sie dort Ihre E-Mailadresse ein und klicken auf kostenlos registrieren. Füllen Sie nun die angezeigten Felder aus.

      Anschließend erhalten Sie eine E-Mail zur Aktivierung Ihres Accounts ("smapOne-Konto aktivieren"). Um Ihr Konto abschließend zu aktivieren, klicken Sie auf den gelben Button Aktivieren in der E-Mail.

    • Wie kann ich mich auf der smapOne Plattform registrieren?

      Sie können sich ganz einfach auf der Startseite von smapone.com über den oben-rechts platzierten Button Ausprobieren registrieren. Alternativ können Sie diesem Link zur Registrierung folgen.

    • Warum kann ich mich nicht mehr anmelden?

      Bitte prüfen Sie, ob Sie Ihr Passwort korrekt eingegeben haben und ob Sie versehentlich die Umschalttaste bei der Eingabe aktiviert haben. Falls Sie sich noch immer nicht anmelden können, verwenden Sie bitte die Passwort vergessen-Funktion des Loginfensters. Sollten Sie anschließend noch immer Probleme haben, wenden Sie sich gerne an unseren Support.

    • Haben Nutzer der smapOne-App einen Login?

      Ein Login ist nur erforderlich für Creatoren bzw. Nutzer des smapOne-Portals. Eine Anmeldung in der smapOne App (also auf einem Endgerät) erfolgt nicht. smapOne App Nutzer können sich optional im Self-Service-Portal (siehe Wie melde ich mich bei dem Self-Service-Portal an?) anmelden. Dort können abgesendete Daten angeschaut und eigene Geräte verwaltet werden.

    • Kann ich mein Passwort neu vergeben?

      Ja, nutzen Sie dazu die Passwort vergessen?-Funktion des Loginfensters. Anschließend werden Sie aufgefordert, die E-Mailadresse zu Ihrem Account einzugeben. Klicken Sie nach der Eingabe Ihrer E-Mailadresse auf Absenden, um eine E-Mail zum Zurücksetzen Ihres Passwortes anzufordern.

    • Wo finde ich die Dokumentation?

      Über folgenden Link gelangen Sie zu der Dokumentation.

    • Wo finde ich die Videotutorials?

      Unsere Videotutorials finden Sie auf unserer Support-Webseite oder auch auf unserem YouTube-Kanal.

    • Besteht die Möglichkeit einer Mitarbeiterschulung oder eines Workshops zu der smapOne-Plattform?

      Ja! Neben der Möglichkeit, an der smapCademy teilzunehmen, gibt es verschiedene Workshops zu smapOne.

      Eine Übersicht zu den einzelnen Themeninhalten der verschiedenen Workshops finden Sie auf unserer Webseite.

      Gerne helfen wir Ihnen bei der Wahl eines für Sie passenden Schulungsformates. Kontaktieren Sie uns dazu unter beratung@remove-this.smapone.com oder telefonisch unter 0511/87426847 und teilen Sie uns Ihre Wünsche und Anforderungen mit.

    • Was ist die smapCademy?

      Die smapCademy ist unser Online-Schulungsformat, um aus Creatoren echte Experten zu machen. In zahlreichen Live-Sessions lernen Creatoren alles rund um den Designer, gute Berichte und das Arbeiten mit komplexen Formeln.

      Darüber hinaus vermittelt die smapCademy weiterführende Inhalte zu Themen wie Digitalisierung, IT-Trends, Prozess- und Community-Management. Der modulare Aufbau der Kurse auf dem virtuellen Campus ermöglicht ein individuelles Lernen für jede Studentin und jeden Studenten. Je nach eigenem Tempo können Sessions jederzeit wiederholt werden.

      Besuchen Sie unsere smapCademy-Webseite oder senden Sie bei Interesse direkt eine E-Mail an smapcademy@remove-this.smapone.com.

    Bauen und Freigeben

    • Kann ich bereits erstellte Bausteine duplizieren?

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    • Kann das App-Design individuell angepasst werden?

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    • Wie installiere ich als Nutzer eine mir zugewiesene smap?

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    • Wie passe ich das Aussehen der generierten Berichtsvorlage an?

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    Bauen - Erweitertes Wissen

    • Können Fotos, Skizzen und weitere Medienbausteine auch in den Bericht übernommen werden?

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    • Kann ein Dokument aus dem "Dokumente anhängen"-Baustein als separater E-Mailanhang versendet werden?

      Nein, mit den regulären Mitteln von smapOne ist dies nicht möglich; es wird lediglich ein Link zu dem angehängten Dokument generiert, der im Dateneingang angezeigt wird. Das Dokument kann bei Bedarf heruntergeladen werden.

      Es ist jedoch möglich, mit Hilfe der RESTful-API Automatismen zu entwickeln, welche angehängte Dokumente nach Absenden eines Datensatzes von der smapOne-Plattform herunterladen und per E-Mail versenden.

    • Kann ein Bild aus dem "Foto aufnehmen"-Baustein als separater E-Mailanhang versendet werden?

      Nein, mit den regulären Mitteln von smapOne ist dies nicht möglich; es wird lediglich ein Link zu dem aufgenommenen Foto generiert, der im Dateneingang angezeigt wird. Das Bild kann dann bei Bedarf heruntergeladen werden.

      Es ist jedoch möglich, mit Hilfe der RESTful-API Automatismen zu entwickeln, welche angehängte Bilder nach Absenden eines Datensatzes von der smapOne-Plattform herunterladen und per Email versenden.

    • Welchen Vorteil bieten Ergebnisbausteine?

      Mit diesen Bausteinen können durch eine Datenbindungsformel erstellte Text-/Zahlenwerte ausgegeben werden. Der angezeigte Text bzw. die angezeigte Zahl ist hier im Gegensatz zum Eingabebausteinen nicht durch den Nutzer in der smap veränderbar.

      Der berechnete Wert dieser Bausteine wird beim Absenden des Formulars mit in den Datensatz übernommen und kann auch im Bericht ausgegeben werden.

    • Welchen Vorteil bietet der "E-Mail versenden"-Baustein?

      Mit diesem Baustein kann beim Absenden des Datensatzes der smap eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger versendet werden. Sie können einen eigenen Text konfigurieren und optional den Bericht zum erfassten Datensatz mit anhängen. Damit kann zum Beispiel ein Prüfbericht oder Kontrollnachweis direkt an den Kunden übermittelt werden. Bei mehreren Empfängern wird an jeden eine separate E-Mail versendet.

    • Wie funktioniert der Datensatzauswahlbaustein?

      Mit dem Datensatzauswahlbaustein kann eine Datentabelle auf Basis eines Excel-Dokuments in einer smap hinterlegt werden. Die Nutzer können dann auf ihrem mobilen Gerät über eine Suchfunktion aus diesen Daten einen bestimmten Datensatz auswählen und übernehmen.

      Dieser Baustein eignet sich besonders gut zum Hinterlegen von Bestandslisten bzw. Stammdaten (beispielsweise Kundenlisten) und zur Anzeige und Suche von Daten.

    • Kann ich Benutzereingaben validieren?

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    • Wie kann ein smapOne App Nutzer die Version einer smap einsehen?

      Öffnen Sie dazu auf Ihrem Endgerät die smapOne App und die entsprechende smap. Nun können Sie über den Klick auf die untereinander, angeordneten drei Striche das Menü Informationen zur smap öffnen. Unter Version können Sie die aktuell auf dem Gerät installierte smap Version einsehen.

    • Können smap-Versionen gelöscht werden?

      Nein, ältere smap-Versionen können nicht gelöscht werden.

    • Kann ich smaps aus älteren Versionen wiederherstellen?

      Ja, navigieren Sie dazu in die Übersicht der jeweiligen smap und klicken auf den Reiter Versionen. Nun erhalten Sie eine Ansicht aller Versionen zu den entsprechenden smap. Zu jeder Version haben Sie die Möglichkeit eine Kopie zu der smap Version zu erstellen, sodass diese als neue smap zur weiteren Bearbeitung und Freigabe in Ihrer Übersicht erscheint. Klicken Sie dazu auf Kopie erstellen. Als weitere Möglichkeit können Sie die ausgewählte smap über den Klick auf Zurücksetzen auf eine gewünschte Version wiederherstellen. Wählen Sie dazu einfach im angezeigten Dropdown-Menü die Version aus und klicken erneut auf Zurücksetzen.

    • Worin besteht der Unterscheid zwischen einer Major- und Minor-Version?

      Bei einer Minor-Version handelt es sich um Aktualisierung einer smap, bei denen die Bausteine der unmittelbar vorherigen Version identisch geblieben sind und sich die Datentabelle dadurch nicht verändert hat. Bei einer Major-Version wurden Bausteine hinzugefügt oder entfernt, sodass die Spalten der Datentabelle im Dateneingang verändert sind.

    • Wo kann ich die Historie der smap Versionen einsehen?

      Navigieren Sie dazu in die Übersicht der jeweiligen smap und klicken auf den Reiter Versionen.

    • Warum wird bei einer smap Aktualisierung eine neue Version vergeben?

      Bei der einer Aktualisierung bzw. bei dem Verteilen eines Updates erhält die entsprechende smap stets eine neue Versionsnummer. Dies hat den Hintergrund, dass sich bei dem Ändern eines Bausteines in der smap die Datentabelle im Dateneingang verändern kann, sodass die Spalten nicht mehr untereinander angezeigt werden könnten. Somit erhält man immer eine Ansicht der Datensätze zu einer bestimmten Version.

      Ein weiter Grund ist, dass man bei einer nachträglich ungewollten Änderung innerhalb der smap anschließend zu einer bestimmten Version zurückkehren kann oder eine Kopie einer bestimmten smap-Version erstellen kann. Somit kann man genau nachvollziehen, welchen Stand eine smap zu einer bestimmten Versionsnummer hatte.

    Datenerfassung und Verwaltung

    • Kann ich einen abgesendeten Datensatz im Dateneingang nachträglich abändern?

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    • Kann ich eine Aufgabe einem anderen Nutzer zuweisen?

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    Tools, Tipps und Funktionen

    • Kann ich eine Kopie einer smap an einen anderen Creator versenden?

      Ja, navigieren Sie dazu in die entsprechende smap Übersicht. Mit dem Klick auf smap-Kopie versenden öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie den Empfänger für die smap-Kopie hinterlegen können. Im letzten Schritt können Sie den Vorgang über Versenden abschließen. Nun erhält der Empfänger (ein Creator) per E-Mail eine Einladung für den Import Ihrer smap-Kopie.

    • Kann ich eine gelöschte smap wiederherstellen?

      Nein, eine bereits gelöschte smap kann nicht wiederhergestellt werden!

    • Kann ich eine smap löschen?

      Ja, um eine smap zu löschen, navigieren Sie in die jeweilige Übersicht der smap und klicken auf smap löschen unten links. Im daraufhin erscheinenden Dialog muss der Nutzer das Löschen der smap bestätigen.

      Bei dem Löschvorgang werden unwiderruflich alle dazugehörigen Daten gelöscht. Falls die ausgewählte smap bereits installiert wurde, wird diese ebenfalls von dem Endgerät des Nutzers entfernt.

      Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

    • Wie wird ein angefangenes Formular zur weiteren Bearbeitung an einen Nutzer weitergeben?

      Zur weiteren Bearbeitung eines bereits begonnenen Formulars können Sie die Aufgabenfunktion nutzen. Um diese Funktion zu aktivieren, navigieren Sie in die jeweilige Übersicht der smap und klicken Sie neben Aufgaben erstellen auf einrichten. Anschließend wird Ihnen ein neues Fenster eingeblendet, aktivieren Sie in hier den Schalter und setzen den Haken in der Checkbox zur Bestätigung der Aktivierung. Klicken Sie nun auf übernehmen.

      Nun kann ein begonnenes Formular über die oben rechts platzierten drei Punkte (auf iOS oder Android oben links platzierte drei Striche) und auf Als Aufgabe weitergeben weitergeleitet werden. Nachdem Sie im Dropdown Menü einen Empfänger ausgewählt haben und die Aufgabe über den Klick auf weitergeben erstellt haben, erhält der Empfänger eine Push-Benachrichtigung auf seinem Endgerät und kann das begonnene Formular zur weiteren Bearbeitung öffnen.

      Der Nutzer erhält über die Datenbox eine Übersicht aller zugewiesenen Aufgaben.
       

    • Können außenstehende Personen Zugriff auf den Dateneingang erhalten?

      Ja, außenstehende Personen können über einen von Ihnen generierten Link auf den Dateneingang Zugriff erhalten.

      Navigieren Sie in die jeweilige Übersicht der smap und klicken Sie unter den Einstellungen bei Externer Datenzugriff auf einrichten. Anschließend wird Ihnen ein neues Fenster eingeblendet, das Sie dazu auffordert, einen neuen Link zu generieren. Klicken Sie dazu einfach auf Link neu ausstellen. Nun werden Ihnen zwei verschiedene Links angezeigt:

      1. Der erste Link Liste mit Datensätzen führt zu dem Dateneingang, sodass der Anwender diesen Links, Zugriff auf den gesamten Dateneingang erhält.
      2. Der zweite Link Detailansicht zum neusten Datensatz führt lediglich zu dem neusten Datensatz im Dateneingang.

      Um den Zugriff ruckgängig zu machen, klicken Sie auf Link löschen.

      Warnung: Jeder Besitzer diesen Links erhält Zugriff auf Ihren Dateneingang, verteilen Sie daher bitte den Link sehr bedacht an Ihre gewünschten Empfänger.

    • Kann ich den Bericht an außenstehende Personen weiterleiten?

      Ja, nutzen Sie dazu den Baustein E-Mail versenden und platzieren diesen in Ihrer smap.

      Tragen Sie anschließend bei E-Mail-Empfänger die gewünschten Empfängeradressen ein. Bei der Angabe von mehreren E-Mail-Adressen müssen diese durch ein Semikolon (;) getrennt werden. Für jeden Empfänger wird eine separate E-Mail versendet.

      Um den Bericht dem Anhang hinzuzufügen, setzen Sie bitte im Eigenschaftenpanel des Bausteins einen Haken bei Bericht als Anhang mitsenden. Die Nutzung dieser Funktion bietet sich für den Versand des Berichtes an firmenexterne Empfänger an.

    • Kann ich Datensätze anonym erfassen?

      Ja, dazu muss die entsprechende smap zur anonymen Nutzung verteilt worden sein.

      Navigieren Sie dazu in die entsprechende smap und öffnen den Reiter Verteilen. Mit dem Klick auf zur anonymen Nutzung verteilen öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie den Empfänger für die Installation der smap hinterlegen können.

      Im letzten Schritt können Sie den Vorgang über Verteilen abschließen. Nun erhält der Empfänger eine anonyme Lizenz und per E-Mail eine Einladung zur Installation der smap. Erfasste und abgesendete Datensätze werden anonym im Dateneingang angezeigt.

    • Können Datensätze automatisiert an einen oder mehrere Empfänger gesendet werden?

      Ja, nutzen Sie dafür die Funktion zur E-Mailbenachrichtigung. Um diese zu aktivieren, navigieren Sie in die jeweilige Übersicht der smap und klicken Sie unter den Einstellungen bei E-Mail-Benachrichtigung auf einrichten.

      Anschließend wird Ihnen ein neues Fenster eingeblendet. Dort können Sie die gewünschten E-Mailadressen der Empfänger hinterlegen, das gewünschte Berichtsformat auswählen und entscheiden, ob der erzeugte Bericht an die E-Mail angehängt werden soll.

      Sobald Sie diese Funktion aktiviert haben, wird nach jedem eingegangen Datensatz eine E-Mail zur Benachrichtigung versendet.

    • Wie kopiere ich eine smap?

      Um eine smap kopieren zu können, navigieren Sie in die jeweilige Übersicht der smap und klicken auf smap kopieren. Anschließend wird Ihnen ein neues Fenster eingeblendet, welches Sie zu einer Bestätigung auffordert. Klicken Sie auf smap erstellen um abschließend die ausgewählte smap zu kopieren. Anschließend werden Sie in den Designer geleitet, um die smap-Bausteine zu bearbeiten.

    • Kann ich erkennen, welche smaps an einen bestimmten Nutzer verteilt wurden?

      Ja, navigieren Sie dazu in das Menü Nutzer und klicken auf das Tabellen-Icon smaps verwalten. Nun erhalten Sie eine Ansicht aller erstellten smaps Ihres Creatoren Accounts. In der Spalte Zuordnung können Sie erkennen, ob der Nutzer ein entsprechende smap bereits zugewiesen bekommen hat und ob diese auch bereits installiert wurde.

    • Wie gehe vor, wenn sich die E-Mailadresse eines Nutzers geändert hat?

      Wenn sich die E-Mailadresse eines Nutzers geändert hat, wenden Sie sich bitte an support@smapone.com und teilen uns bitte die aktuelle und die neue E-Mailadresse mit. Wir nehmen anschließend die entsprechende Änderung für Sie vor.

    • Kann ich eine smap einer Nutzergruppe zuweisen?

      Ja, beim Verteilen einer smap erscheinen in der Auflistung, neben den angelegten Nutzern, auch die erstellen Nutzergruppen. Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Nutzergruppe aus und klicken auf Verteilen.

    • Wie kann ich eine Liste von Nutzern importieren?

      Sie können eine Nutzerliste als Excel-Tabelle importieren: Öffnen Sie dazu das Menü Nutzer und klicken auf den Button Importieren. Über Datei auswählen können Sie den lokalen Pfad der Datei auswählen und die Datei hochladen. Wählen Sie nun in der Zeile Spaltenzuordnung, ob es sich bei den Spalten, um eine E-Mailadresse, Nutzername, Kommentar oder Gruppe handelt.

      Über den blauen Button Importieren werden die Änderungen gespeichert.

    • Kann ich Nutzer gruppieren?

      Ja, navigieren Sie dazu in das Menü Nutzer, um in das Untermenü Gruppen zu gelangen. Nun können Sie über Neue Gruppe erstellen eine neue Gruppe anlegen. Vergeben Sie nun der Gruppe einen Namen und hinterlassen Sie bei Bedarf auch noch ein Kommentar zu der Gruppe.

      In der linken Liste Mitglieder wählen sehen Sie alle angelegten Nutzer, sobald Sie einen Nutzer anklicken, wandert der Nutzer in die rechte Liste zu Gewählte Mitglieder. Mit dem erneuten Klick auf einen bereits ausgewählten Nutzer können Sie diesen aus der Gruppe wieder entfernen.

      Um die Gruppe zu speichern, klicken Sie auf Gruppe erstellen.

       

    • Wie verwalte ich Nutzer auf der smapOne-Plattform?

      Über den Reiter Nutzer gelangen Sie in die Nutzerverwaltung. Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung: 

      1. Die Anlage eines neuen Nutzers – Neuer Nutzer
      2. Der Import einer Nutzerliste als Excel Datei – Importieren
      3. Der Export der aktuellen Nutzerliste als Excel Datei – Exportieren
      4. Das Löschen aller angelegten Nutzer – Alle Löschen
      5. Über das Stift-Icon können Sie einen bereits angelegten Nutzer bearbeiten
      6. Über das Tabellen-Icon können Sie dem ausgewählten Nutzer eine Lizenz zu einer smap ausstellen
      7. Über das Männchen-Icon können Sie dem ausgewählten Nutzer alle Lizenzen, aller smap gleichzeitig entziehen
      8. Über dem Reiter Gruppen können Sie Nutzergruppen erstellen und bereits angelegten Nutzern eine oder mehrere Gruppen zuordnen
    • Welche Rollen kann ich bei smapOne vergeben?

      Folgende Rollen können Sie an Nutzer vergeben:

      • Daten-Admin: Der Nutzer darf Daten Ihrer smaps lesen und auch löschen
      • Daten-Leser: Der Nutzer darf Daten lesen und auch exportieren
      • Operator: Der Nutzer darf smap bearbeiten und verteilen, jedoch keine Daten lesen

      Um einem bereits angelegten Nutzer eine Rolle zuzuweisen, navigieren Sie über den Reiter Nutzer in die Nutzerverwaltung. Über den Klick auf das Stiftsymbol (rechts, neben dem Nutzer) öffnet sich ein neues Fenster, bei dem Sie über die angezeigten Checkboxen die gewünschten Rollen aktivieren können. Mit dem Klick auf Übernehmen können Sie die Änderung speichern.
       

    • Wie funktioniert die Nutzerverwaltung und Gruppendefinition?

      Bei der Verwaltung eines Nutzers können Sie Änderungen am aktuell ausgewählten Nutzer vornehmen und diesem bei Bedarf smaps zuweisen und oder auch entziehen.

      Bei der Verwaltung von Gruppen kann definiert werden, welche Nutzer welcher Gruppe zugeordnet werden sollen. Die Erstellung und Verwendung einer Gruppe kann sehr hilfreich sein, wenn mit nur wenigen Klicks mehreren Nutzern smaps zugewiesen oder entzogen werden sollen.

    • Wie kann ich die Nutzerverwaltung und Gruppendefinition verstehen?

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      Tutorial: So nutzen Sie die Corona-Hilfe-smaps
    • Kann ich eine übernommene Vorlage verändern?

      Ja, die einzelnen smap-Bausteine der Templates (Vorlagen) können individuell angepasst oder entfernt werden. Selbstverständlich können auch neue Bausteine zu der smap hinzugefügt werden.

    • Kann ich eigene Vorlagen für meine smaps erzeugen?

      Nein, eigene Templates bzw. Vorlagen können aktuell noch nicht erstellt werden.

    • Gibt es Vorlagen zur Erstellung neuer smaps?

      Ja, mit dem Klick auf Neue smap werden Sie zu der Template Galerie weitergeleitet. Dort finden Sie zahlreiche Beispielszenarien, die zur weiteren Bearbeitung individuell angepasst werden können.

    • Wie verwende ich eine Unternehmensvorlage?

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      Tutorial: So nutzen Sie die Corona-Hilfe-smaps

    Sonstiges

    • Wann kommt ein smapFlow zum Einsatz?

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    • Wo finde ich weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz?

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    • Welche Installationsvarianten sind unter Windows 10 verfügbar?

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