Feature im Spotlight: Der App-Data-Link

Stellen Sie ihre Daten schnell und einfach zur Verfügung.

Nachdem Sie im letzten Beitrag "Feature im Spotlight" lesen konnten, wie Sie über die REST-Schnittstelle automatisiert auf Ihre Daten zugreifen können, zeigen wir Ihnen heute einen zweiten Weg: den App-Data-Link.

Das Konzept des App-Data-Links
Der App-Data-Link und das dahinterstehende Konzept ist am besten an einem Beispiel erklärt. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine App gebaut, mit der Ihre Mitarbeiter im Außendienst potenzielle Käufer (sog. Leads) erfassen. Die Leaderfassung läuft gut und Sie erhalten regelmäßig Daten. Die Auswertung der Leads übernimmt ein Kollege bei Ihnen. Um dem Kollegen die aufgenommen Daten zukommen zu lassen, könnten Sie regelmäßig ein Excel-Dokument exportieren und versenden oder dem Kollegen ihre Anmeldedaten geben, so dass er sich die Informationen selbst abholen kann.

Beide Optionen sind für diesen Anwendungsfall nicht zu empfehlen.
- Option 1 setzt voraus, dass Sie stets bereit stehen die Daten zu exportieren.
- Bei Option 2 gewähren Sie dem Kollegen vollen Zugriff auf Ihren Account.

Stattdessen sollten Sie auf den App-Data-Link zurückgreifen. Damit können Sie Ihrem Kollegen die Daten für genau eine App zur Verfügung stellen, ohne dass dieser Zugriff auf andere Informationen Ihres Accounts erhält.

Schritt 1: Erstellung einer App zur Leaderfassung
Sollten Sie noch keine App zur Leaderfassung erstellt haben, so können Sie das ganz einfach tun, indem Sie in den Designer gehen. Wählen Sie jetzt die Vorlage "Leaderfassung" und passen Sie die Vorlage an Ihre Bedürfnisse an.

Ein Profi-Tipp: Es wird häufig ein Feld zur Zuordnung des Leads zum erfassender Mitarbeiter erstellt (bspw. "Erfasser"). Wenn Sie Ihre App per Nutzerlizenz an die Mitarbeiter verteilen, erfolgt die Zuordnung des Leads zum Erfasser automatisch. Ihre Mitarbeiter müssen weniger Felder ausfüllen und Sie senken das Fehlerpotenzial.

Schritt 2: Aktivierung des App-Data-Links
Wenn Sie im Besitz eines Smart-Accounts oder höherwertig sind, können Sie den App-Data-Link nutzen. Dazu wechseln Sie auf die Detailseite der App zur Leaderfassung und klicken dort den Button "App-Data-Link" (siehe Abbildung 1):

(Abbildung 1: Detailseite der App)

Im nachfolgenden Dialog wird Ihnen mitgeteilt, dass Sie noch keinen App-Data-Link erstellt haben. Klicken Sie nun auf den Button "App-Data-Link neu ausstellen" und es wird für Sie ein App-Data-Link generiert. Kopieren Sie sich den blau hinterlegten Link (siehe Abbildung 2):

(Abbildung 2: App-Data-Link ausstellen)

Ein Profi-Tipp: Der App-Data-Link wird immer genau für eine App generiert. Er bietet Zugriff auf alle Daten dieser App. Wollen Sie mehrere Apps per App-Data-Link freigeben, so tun Sie das für jede App separat.

Schritt 3: Nutzung des App-Data-Links
Damit Ihr Kollege die Leads auswerten kann, senden Sie ihm den vorher kopierten, blau hinterlegten Link. Dieser Link kann in einem beliebigen Browser geöffnet werden und ermöglicht den Zugriff auf alle Daten dieser App. Ihr Kollege kann genau wie Sie auch den Excel-Export nutzen.
Bewahren Sie den Link gut auf und geben Sie diesen nicht weiter. Jede Person, die diesen Link kennt, hat Zugriff auf die Daten des App-Data-Links.

Schritt 4: Deaktivieren / erneutes Ausstellen des App-Data-Links

Sie können den App-Data-Link natürlich wieder deaktivieren. Dazu wechseln Sie einfach erneut auf die Detailseite Ihrer App und klicken dort den Button "App-Data-Link". Der sich öffnende Dialog bietet Ihnen die Möglichkeit, den App-Data-Link zu löschen oder auch erneut auszustellen.

Ein Profi-Tipp: Durch das erneute Ausstellen eines App-Data-Links wird der zuvor ausgestellte App-Data-Link ungültig.

Der App-Data-Link bietet Ihnen also eine einfache Möglichkeit auch andere Personen gezielt auf Ihre Daten zugreifen zu lassen. Testen Sie es doch einfach mit Ihren Kollegen oder vereinbaren Sie mit uns einen Webdemo-Termin.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!