Feature im Spotlight: Individuelle PDF-Berichte gestalten

Berichte sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Daten individuell zu gestalten. Wie das funktioniert, lesen Sie im neuen Feature im Spotlight-Beitrag.

Berichte sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Daten eine individuelle Note zu geben. Der Standardbericht gibt Ihnen einen Eindruck, welche Möglichkeiten Sie haben. Um das volle Potential von Berichten zu heben, haben Sie die Möglichkeit, sich an uns zu wenden oder Sie probieren es selbst. Dieser Beitrag zeigt Ihnen anhand des Beispiels "Service-Bericht", wie Sie vorgehen können.

Das Grundkonzept von Berichten
Berichte in der smapOne-Plattform beziehen sich immer auf einen Datensatz einer App. Im konkreten Beispiel ist ein Datensatz ein abgesendetes Service-Formular eines Service-Mitarbeiters.
Um Berichte individuell gestalten zu können, benötigen Sie eine Vorlage. Das Konzept von Berichten ähnelt dem von Serienbriefen in Microsoft Word: Sie gestalten eine Vorlage mit einem Textverarbeitungsprogramm und die smapOne-Plattform sorgt dafür, dass auf Basis dieser Vorlage alle Berichte einer App das gleiche Format haben.

Ein Profi-Tipp: Möchten Sie eine Auswertung über mehrere Datensätze? Dann sprechen Sie uns zu Reports an. Diese ermöglichen graphische Auswertungen über alle Datensätze Ihrer App.

Die Service-App vorbereiten
Um einen Bericht erhalten zu können, benötigen Sie zuerst eine App. In diesem Beispiel ist dies die Service-App. Nehmen Sie alle benötigten Bausteine Ihre App und konfigurieren Sie diese nach Ihrer Vorstellung.
Beachten Sie bitte, dass Sie für die Baustein-Id sprechende Namen vergeben. Es fällt Ihnen sonst schwer, den passenden Baustein im Bericht wiederzufinden.

Ein Profi-Tipp: Sie arbeiten mit Abschnitten und Gruppen? Dann beziehen Sie diese in die Bausteinen-Id ein. Gerade bei größeren Apps führt das Schema "Abschnitt_Baustein" (bspw. "Stammdaten_Vorname") zu einer besseren Übersicht.

Den Standard-Bericht herunterladen

Der beste Startpunkt für den eigenen Bericht ist die Standard-Vorlage zu nutzen. Sie finden diese im Designer im Menu "Einstellungen". Hier klicken Sie auf "Bearbeiten" im Abschnitt "Vorlage für Berichte". Im neuen Dialog wählen Sie "Eigene Vorlage" und klicken dann auf "Standard-Vorlage" um diese herunterzuladen.
Die Berichtsvorlage ist normalen Word-Dokument. Sobald Sie dieses Öffnen, sehen Sie die Vorlage für den Standard-Bericht. Anfangs scheint die Vorlage recht komplex, doch mit ein paar Hinweisen kommen Sie schnell zu recht.

Ein Profi-Tipp: Wenn Sie mit Ihrer eigenen Vorlage von vorne beginnen wollen, können Sie an der oben genannten Stelle immer die Standard-Vorlage herunterladen und erneut starten.

Inhalte der App im Bericht anzeigen
Damit der Bericht später weiß, welche Inhalte an welcher Stelle angezeigt werden sollen, werden sogenannte Platzhalter verwendet. Platzhalter finden Sie in der Standard-Vorlage recht einfach. Sie sind in doppelt geschweifte Klammern gesetzt. Im späteren Bericht sind hier nicht mehr die Platzhalter, sondern die konkreten Werte aus der App zu sehen. In der Vorlage wird unterschieden zwischen App-Daten, die der App-Nutzer selbst eingetragen hat, und Meta-Daten, die automatisch erfasst wurden. Alle Daten, die aus Bausteinen kommen, sind App-Daten. Auf diese können Sie mittels "{{bricks.Baustein-Id}} zugreifen, also beispielsweise "{{bricks.service-Id}}. Zu den Metadaten gehört beispielsweise der Zeitpunkt der Übermittlung. Diese werden über "{{meta.Baustein-Id}} angesprochen, in unserem Beispiel "{{meta.submitted_at}}".
Mit diesem Wissen können Sie jetzt alle nicht benötigten Bausteine aus Ihrem Standard-Bericht entfernen. App- und Meta-Daten, die weiterhin in Ihrem Bericht vorkommen sollen, belassen Sie einfach im Dokument.

Ein Profi-Tipp: Sie können nicht nur auf den Wert eines Bausteins, sondern auch auf dessen Beschriftung zugreifen. Dies tun Sie mit "{{labels.Baustein-Id}}".

Bedingungen in den Bericht einbauen
Die ersten Bedingungen sehen Sie bereits in der Standard-Vorlage. Sie sind in hellem grau gehalten und haben die Form "{% IF … %} … {%ENDIF%}". Nehmen wir an, Sie haben in Ihrer Service-App einen Teil, der nur auf bestimmte Maschinen zutrifft. Wenn diese Maschine nicht getestet wurde, wollen Sie den entsprechenden Teil Ihrer App natürlich auch nicht im Bericht sehen. In unserer Vorlage Formulieren Sie dies folgendermaßen "{% IF bricks.maschine_A %} Maschine A wurde getestet. {%ENDIF%}". Der Text "Maschine A wurde getestet." wird nur angezeigt, wenn die Bedingung erfüllt ist. In diesem Falle, muss der Baustein mit der Baustein-Id "maschine_A" nicht leer sein, er muss also einen Eintrag enthalten.

Ein Profi-Tipp: Dies ist die einfachste Form der Bedingungen. Sie können auch auf konkrete Werte prüfen. In Kürze wird dazu ein separater Hilfebereich veröffentlicht.

Den Bericht nach eigenen Vorstellungen formatieren
Sie können die verblieben Platzhalter nun nach Belieben formatieren. Fügen Sie Ihr Firmenlogo hinzu oder ordnen Sie die Platzhalter neu an, so wie Sie es benötigen. Probieren Sie einfach aus, welche Möglichkeiten Ihnen Microsoft Word bietet.

Ein Profi-Tipp: Sie erreichen ein besseres Ergebnis, wenn Sie auf die Standard-Formatierungen von Microsoft Word zurückgreifen. Im Menu "Entwurf" von Microsoft Word können Sie mit verschiedenen Vorlagen und Farben experimentieren.

Die Berichtsvorlage hochladen und verwenden

Haben Sie die Vorlage nach Ihren Bedürfnissen angepasst? Dann wird es jetzt Zeit, die Vorlage hochzuladen. Sie können dies gleich an der Stelle tun, an der Sie die Standard-Vorlage heruntergeladen haben. Klicken Sie einfach auf "Datei auswählen" und laden Sie Ihre eigene Vorlage hoch. Sehen Sie ein weißes Ausrufezeichen auf rotem Grund, dann haben Sie einen Platzhalter verwendet, den es nicht gibt. Fahren Sie einfach über das Ausrufezeichen und das Problem wird Ihnen angezeigt.

Ein Profi-Tipp: Neben dem Ausrufezeichen auf rotem Grund, gibt es noch das Ausrufezeichen auf grauem Grund. Dies zeigt Ihnen an, dass Sie nicht alle möglichen Bausteine im Bericht verwenden.

Nachdem Sie Ihre Vorlage hochgeladen haben, können Sie sich direkt eine Vorschau anschauen. Nutzen Sie dazu einfach den entsprechenden Button. Auf Basis Ihrer App und Ihrer Berichtsvorlage wird jetzt ein zufälliger Bericht generiert und Sie können das Ergebnis prüfen. Jetzt müssen Sie nur noch Ihre App veröffentlichen bzw. ein Update verteilen und schon können Sie auf Ihre Berichte in der Einzeldatenansicht oder der E-Mail-Benachrichtigung zugreifen, sobald ein neuer Datensatz Ihrer App eingegangen ist.

Ein Profi-Tipp: Eine Berichtsvorlage wird zu jeder Version einer App gespeichert. Sie können also zu verschiedenen Versionen Ihrer App auch verschiedene Berichtsvorlagen speichern.

Sie wollen die individuelle Berichterstellung ausprobieren? Dann testen Sie es doch direkt unter: platform.smapOne.com. Wir freuen uns auf Ihr Feedback!