Feature im Spotlight: Aufgaben für die weitere Bearbeitung kommentieren

Mithilfe der „Weitergabe-Möglichkeit“ können Formulare in Form von Aufgaben an andere Nutzer weitergeleitet werden, um beispielsweise eine gemeinsame Bearbeitung zu ermöglichen oder mehrstufige Prozesse abzubilden. Dieses essenzielle Feature hat nun eine Erweiterung erfahren, durch die sich Prozesse mit gemeinsam genutzten smaps noch effizienter gestalten lassen: Ab sofort können Nutzer bei der Erstellung und Weiterleitung von Aufgaben Kommentare hinzufügen.

Ein Beispiel: Die Chefin eines Handwerkerbetriebs hat für einen größeren Auftrag eine Montageberichts-smap für Monteure erstellt. Bevor diese an die Monteure verteilt wird, müssen die Auftragsdaten in der smap ergänzt werden. Dafür leitet die Chefin die smap als Aufgabe an ihren Sekretariatsmitarbeiter weiter und fügt einen Kommentar „Bitte Auftragsdaten ergänzen“ hinzu. Der Mitarbeiter ergänzt die fehlenden Daten und leitet die smap anschließend als Aufgabe an die Monteure weiter. Er fügt der Aufgabe bei der Weiterleitung zudem noch einen Kommentar hinzu, in dem er die Monteure über kostenlose Parkplätze hinter dem Haupthaus des Auftraggebers informiert. 

Ein Kommentar kann also nicht nur bei der initialen Erstellung einer Aufgabe hinzugefügt werden, sondern auch bei jeder Weiterleitung des Formulars.
So können bei jeder Weitergabe Informationen angehängt werden, die für die nächste Person, die das Formular erhält, relevant sind.

Die Anzahl der Kommentare zu einer Aufgabe lässt sich von den smap-Usern über die Aufgabenliste der smap einsehen, wie der folgende Screenshot beispielhaft verdeutlichen soll: 

Öffnet man durch Klick bzw. Tap auf die Aufgabe die Aufgabendetails, lassen sich die hinterlassenen Kommentare einsehen:

Damit die Kommentarfunktion von den smap-Usern verwendet werden kann, muss der Creator der smap die Funktion „Aufgaben erstellen“ aktivieren. Die Einstellungsmöglichkeit dafür befindet sich in der Detailansicht der jeweiligen smap, welche man über das smapOne Portal erreicht. 

Des Weiteren muss die smap an alle Nutzer verteilt werden, die sich das Formular gegenseitig weitergeben können sollen. In unserem Feature-im-Spotlight-Artikel zur Zuweisung und Weitergabe von Formularen sind wir auf die Aktivierung der Aufgaben- bzw. Weitergabe-Funktion bereits ausführlich eingegangen.
 

Sind die oben erwähnten Voraussetzungen erfüllt, lassen sich bei Erstellung und Weitergabe von Aufgaben ganz einfach Kommentare hinzufügen:

1. Öffnen Sie im Formular, welches Sie als Aufgabe weitergeben möchten, das Menü über die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Als Aufgabe weitergeben“.
   
   
    
2. Im sich daraufhin öffnenden Screen können Sie wie gewohnt die Aufgabendetails ergänzen und zusätzlich in dem dafür extra vorgesehenen Feld einen Kommentar hinzufügen. Der Kommentar darf maximal 200 Zeichen lang sein.
   
   
    
3. Geben Sie die Aufgabe anschließend weiter. Der Empfänger wird über die Aufgabe informiert und kann die Aufgabendetails inklusive des angehängten Kommentars wie bereits oben beschrieben einsehen.