Integration und Automatisierung für digitale Workflows

Wenn Sie das volle Potential von smapOne ausschöpfen möchten, sollten Sie es als plattformübergreifende Lösung in Ihrer Systemlandschaft nutzen. Verwalten Sie beispielsweise Aufgaben und deren Status auf Ihrem SharePoint, dem CRM- oder ERP-System und senden Sie Ihren Servicetechnikern automatisch die zu erledigenden Tickets als Aufgabe auf das Smartphone. Diese Integration in bestehende Systeme wird mittels Rest-API möglich gemacht. Automatisierungen lassen sich beispielsweise durch Microsoft Flow umsetzen.

Die smapOne Architektur ermöglicht viele Anknüpfungspunkte

Wie genau das funktioniert und welchen Mehrwert diese Funktionen haben, lesen Sie in diesem Feature im Spotlight.
 

Stellen Sie sich vor…

Das Unternehmen „smapTwo GmbH“ ist ein großer mittelständischer Handwerksbetrieb für Maschinenwartung und Instandhaltungen bzw. Serviceaufträge. Thomas U. ist Monteur und beginnt seinen Arbeitstag.

1. Er öffnet smapOne auf seinem Smartphone und erhält in der zugehörigen Wartungs-smap eine Liste der Tagesaufträge. Damit er alle verfügbaren Daten zur Hand hat, findet ein nächtlicher Synchronisationsprozess statt, der die auf dem SharePoint hinterlegte Kundenliste in den Datensatzauswahlbaustein der smap sendet. So kann Thomas U. in jedem seiner Aufträge problemlos auf die Stammdaten zugreifen.
    
2. Parallel dazu wird die Liste der Kundenaufträge stündlich auf neue Einträge überprüft. Jeder neue Eintrag wird unmittelbar als Aufgabe an den zuständigen Monteur gesendet. Die Aufgabe wird dabei gleich mit dem zugehörigen SharePoint-Eintrag verknüpft um das spätere Tracking zu vereinfachen. Möglich sind hier die beiden Zustände “offen” oder “geschlossen”.
   
   Thomas U. fährt nun seine Kunden an, erledigt alle notwendigen Arbeiten des Tages und protokolliert die Einsätze digital per smap:
   • Kurzbeschreibung des Sachverhalts (z.B. sichtbare Schäden, überfällige Verschleißteile tauschen, Zählerdaten erfassen, etc.)
   • Protokollierung der Leistungen
   • Kameraaufnahmen zur Ergänzung (z.B. von Punkt 1)
      
3. Die Kundenstammdaten sind bereits hinterlegt und letztlich reicht eine digitale Unterschrift, um den Vorgang abzuschließen. Thomas U. sendet den Datensatz ab und die Aufgabe ist erledigt. Im Nachgang ruft ein nächtlich ablaufender Synchronisationsprozess alle neuen Datensätze ab und legt diese in eine lokale Dateistruktur für den Import in das Archivsystem des Unternehmens. Parallel wird der (in der SharePoint-Liste) verknüpfte Auftrag mit dem Status „geschlossen“ markiert.
    

Welche Datenströme bei diesem Anwendungsfall entstehen:

Das Unternehmen nutzt zur Datenverwaltung einen SharePoint und ein Archivierungssystem, bei denen folgende Datenströme entstehen:

1. Drittsystem gibt Daten an smapOne:

• Im SharePoint wird eine Kundenliste gepflegt.
• Im SharePoint werden Aufträge erfasst.

2. smapOne gibt Daten zurück an das Dritt-System: 

• Im SharePoint wird der aktuelle Status des Auftrags erfasst („offen“ oder „erledigt“).
• Abgeschickte Datensätze liegen als PDF vor und werden automatisch in einem Archivierungssystem abgelegt entsprechend der Auftragsnummer.
   

Um diesen Anwendungsfall umzusetzen, hier ein Überblick der wichtigsten technischen Details:

• Daten werden aus SharePoint Listen gelesen und teilweise dorthin zurückgespielt.
• Die technische Verarbeitung findet über Microsoft Flow statt (Die Erstellung eines solchen Microsoft Flow kann für Sie durch smapOne vorgenommen werden). Dies wird prozessabhängig ad-hoc oder intervallgesteuert gestartet.
• Der Datentransport zwischen Microsoft Flow, der O365-Umgebung sowie smapOne API findet HTTPS-Verschlüsselt statt.
   

Über den Tellerrand geschaut…

Lassen Sie uns, neben diesem Beispiel, noch einmal weitere Informationen und Wissen zu dem beschriebenen Szenario vertiefen

Automatische Befüllung des Datensatzauswahlbausteins (kurz: DSAB):

• Eignet sich besonders für Stammdatenlisten, wenig volatile Auswahllisten oder allgemein tabellarisch strukturierte Daten.
• Hier sind tabellarische Datenquellen aller Art möglich.
• Ebenso können neue Einträge im DSAB durch den Inhalt eines Datensatzes oder der Weitergabe eines ausgewählten DSAB-Eintrages in eine nachfolgende smap konfiguriert werden.

Automatische Erstellung von Aufgaben:

• Hierbei handelt es sich um eine Vorbefüllung einer smap, die genau einem Nutzer als „Auftrag“ zugesendet wird.
• Über die „Aufgabe weitergeben“-Funktion lassen sich komplette Inhalte eines Formulars weitergeben. So können sehr komplexe und verzweigte Prozessfolgen einfacher abgebildet werden. Ein Beispiel ist ein Abnahmeverfahren einer Maschine, an der mehrere Abteilungen und Personen beteiligt sind.

Welche Templates Thomas U. den Arbeitsalltag noch leichter machen könnten:

1. Stundennachweis Arbeitszeit
2. Digitales Fahrtenbuch
3. Fahrzeug Checkliste

Alle smap-Templates und weitere Informationen finden Sie hier auf unserer Website.