Feature im Spotlight: Zuweisung und Weitergabe von Formularen - Wie Sie die Zusammenarbeit im Team effizienter machen

Bisher war es schwer möglich mit smaps, an einem Formular gemeinsam zu arbeiten oder mehrstufige Prozesse abzubilden. Der smap-Anwender konnte nur Formulare, die er selbst als Entwurf auf seinem Gerät gespeichert hatte, erneut öffnen und selbst weiterbearbeiten. Beispielsweise musste der Servicetechniker den Wartungsbericht komplett selbst ausfüllen und konnte den Zwischenstand nicht mit einem Kollegen teilen oder ihn daran weiterarbeiten lassen. 

Die „Weitergabe-Möglichkeit“ ermöglicht es den Nutzern Formulare zuzuweisen, Arbeitsstände weiterzureichen und nacheinander gemeinsam zu bearbeiten. So können Sie auch Prozesse zwischen mehreren Beteiligten digital erledigen und erhaltene Datensätze fortführen, prüfen oder genehmigen. 

Einsatzszenarien 

Für Ihre tägliche Arbeit gibt es grundsätzlich drei Einsatzszenarien, bei denen Ihnen die „Weitergabe-Funktion“ den Alltag erleichtern wird:

1. Einzelne Aufgaben und anfallende Tätigkeiten einer anderen Person zuweisen

Sie möchten Ihren einzelnen Mitarbeiter für jeden eingegangenen Kunden-Auftrag, den Sie bearbeiten, eine Aufgabe in einer entsprechenden smap erstellen.

Beispiel: Sie sind Projektleiter in einem Bauunternehmen und nutzen bereits eine smap zur Erfassung und Bearbeitung Ihrer Kundenaufträge. Bei diesem Prozess sind mehrere Personen Ihres Unternehmens beteiligt. Erhalten Sie einen neuen Kundenauftrag, muss dieser von Ihnen und einem Ihrer Baustellenmitarbeiter bearbeitet werden. Sie können nun einen Teil des Auftrages im Formular vorausfüllen und die Bearbeitung ausstehender Informationen an einen dafür zuständigen Mitarbeiter weitergeben.

2. Sequentielle Datenerfassung

Sie möchten ein digitales Formular von mehreren Personen nacheinander ausfüllen lassen. Die Nutzer erfassen die Daten und können es jeweils einem weiteren Anwender zur Bearbeitung weiterreichen.

Beispiel: Der Servicetechniker muss zur Wartung der Anlage den ersten Teil des Formulars bearbeiten. Sobald dies erledigt wurde, muss ein zweiter Teil der Anlage durch einen weiteren Servicetechniker geprüft werden. Die Mitarbeiter können sich also nach Erfüllung Ihrer Tätigkeit nacheinander die teilausgefüllten Formulare zur Bearbeitung weiterreichen. Der Servicetechniker, der die Wartung der Anlage abschließt, kann anschließend das vorab von mehreren Mitarbeitern ausgefüllte Formular absenden.

3. Schnelle Einrichtung von Freigabe-Prozessen

Sobald Formulare abgesendet wurden, können diese nicht mehr bearbeitet werden. Die „Weitergabe-Funktion“ ermöglicht, dass ein weiterer Mitarbeiter vor Absendung der Daten, die Freigabe für den erledigten Auftrag gibt.

Beispiel: Ein Mitarbeiter im Facility Management muss seine erfassten Informationen im Reinigungsprotokoll von seinem Vorgesetzten prüfen und gegenzeichnen lassen, bevor er die Daten absenden darf. In diesem Fall kann er das fertig ausgefüllte Formular an seinem Vorgesetzten weiterleiten. Dieser erhält die Aufgabe zur Prüfung. Sobald er das Formular absendet, ist der Vorgang freigegeben und abgeschlossen. 

Einfache Einrichtung der „Weitergabe-Funktion“ 

Um Arbeitsstände weiterzugeben und damit „Aufgaben“ für Mitarbeiter erstellen zu können, müssen zunächst zwei Voraussetzungen erfüllt sein: 

1. Aktivierung der „Aufgaben“-Funktion im Portal

Im ersten Schritt muss der Creator für die entsprechende smap, z.B. „Auftragserfassung“, im Portal die Funktion „Aufgaben“ aktivieren. Diese Funktion befindet sich in der Detailansicht der jeweiligen smap unter „Einstellungen“.

Hinweis: Damit die Anwender der smap sich die Formulare gegenseitig weitergeben können, ist es notwendig, die E-Mail-Adressen aller beteiligten Nutzer aufzulisten.

2. Verteilung der smap an Nutzer

Anschließend sollte der Creator unter „Verteilen“ prüfen, wer die smap bereits erhalten hat. Denn alle Nutzer, die Zugriff auf die smap haben, können ab jetzt Aufgaben dazu erstellen und erhalten.

Profi-Tipp: Wie Sie smaps an Nutzer bzw. Nutzergruppen verteilen, erfahren Sie auch in diesem Video.

Sobald Sie die „Aufgaben“ im Portal aktiviert haben und die smap an die Nutzer verteilt wurde, können diese sich gegenseitig innerhalb einer smap Arbeitsstände weitergeben.

Aufgaben zuweisen & smap-Formulare ausfüllen 

Zum Weitergeben eines teilausgefüllten Formulars öffnet der Nutzer auf seinem mobilen Gerät die jeweilige smap. Nachdem er seine Daten eingetragen hat, speichert er das Formular als Entwurf ab. Anschließend wählt er im Kontextmenü am Entwurf die Funktion "als Aufgabe weitergeben" aus und zusätzlich die E-Mail-Adresse der Person, die den Entwurf erhalten soll. Die verfügbare Empfängerliste entspricht der Liste aller Nutzer, an die die jeweilige smap verteilt ist. Das schon bearbeitete oder teilausgefüllte Formular wird als Aufgabe an den Empfänger gesendet.  

Profi-Tipp: Ein aussagekräftiger Titel für die Aufgabe hilft den nachfolgenden Bearbeitern oder auch dem finalen Empfänger des Formulars.

Ob eine Datensatz-Weitergabe erfolgreich war, erkennt der Absender nach dem Bestätigen auf der Startseite der smap. Hier ist es wie bei anderen abgesendeten Datensätzen auch möglich, den Übermittlungsstatus abzulesen und zu sehen, ob die Übertragung gerade noch stattfindet oder bereits erfolgreich war. 

Hinweis: Ab Zeitpunkt des Versands ist es für den Absender einer Aufgabe nicht mehr möglich, das Formular noch zu bearbeiten. Deshalb kontrollieren Sie ausgefüllte Entwürfe vor dem Weitergeben. 

Teilausgefüllte Formulare erhalten, abarbeiten oder weitergeben

Hat ein Anwender die Aufgabe erfolgreich weitergegeben, erkennt der nächste Empfänger in seiner smap-Übersicht „Meine smaps“, dass er einen Datensatz erhalten hat. Die entsprechende smap ist mit einer blauen Zahl markiert. Nach dem Öffnen der smap findet der Empfänger zusätzlich einen Hinweis auf der smap-Startseite. Durch Auswahl dieses Hinweises oder des Menüeintrags „Aufgaben“ kann er die Liste erhaltener Aufgaben, die zunächst online verfügbar sind, einsehen.

Diese kann der Nutzer dann durch Antippen auf sein aktuelles Gerät herunterladen und anschließend weiter bearbeiten und ergänzen. Wenn alle weiteren Informationen hinterlegt sind, sendet er das Formular wie gewohnt ab und schließt somit auch die Aufgabe als „erledigt“. 

Teilausgefüllte Formulare für mehrschrittige Prozesse einsetzen  

Für den Fall, dass im Formular noch weitere Informationen fehlen, die der Mitarbeiter selbst nicht vorliegen hat, zur Vervollständigung jedoch benötigt, kommt ein zusätzlicher Bearbeitungsschritt durch eine weitere Person hinzu. Der Nutzer kann, nachdem er seinen Teil im Formular ausgefüllt hat, dieses zur Bearbeitung an einen weiteren Mitarbeiter weitergeben. Hat der Empfänger des teilausgefüllten Formulars die Daten ergänzt, kann er den Datensatz absenden und die Aufgabe ist erledigt. 

Beispiel: Um noch fehlende Adress-Daten des Kunden zu ergänzen oder den zweiten Teil einer Wartung durch einen weiteren Mitarbeiter durchführen zu lassen, kann der erste Servicetechniker das Formular an den zweiten Servicetechniker weiterleiten. Dieser ergänzt die Daten und sendet das Formular abschließend ab.

Alternativ könnte der Datensatz dem Vorgesetzen zur „Freigabe“ zugewiesen werden. Nach finaler Kontrolle senden der Vorgesetzte den Datensatz ab. Die Daten abgeschlossener Aufgaben findet der Creator der smap dann wie andere abgesendete Datensätze im Portal unter „Daten“. 

Profi-Tipp: Der Creator einer smap kann jederzeit im smapOne Portal nachschauen, welche Aufgaben zu seinen smaps gerade offen sind. Zudem kann er auch bereits zugeteilte Aufgaben anderen Mitarbeitern zuweisen oder nicht mehr benötigte einfach schließen. Fällt also z.B. im Reinigungsunternehmen die Reinigungskraft kurzfristig aus, kann der Creator dann sofort die Aufgabe wieder schließen oder an eine andere Reinigungskraft zuweisen. Allerdings werden beim Zurückziehen des Auftrages und Zuweisung an einen anderen Mitarbeiter, schon angefangene Arbeitsstände nicht mit übertragen und gehen durch diese Änderung verloren.

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