Feature im Spotlight: Wiederholungsgruppe in Berichten sinnvoll einsetzen

Gerade das Erstellen gut strukturierter Berichte ist nicht immer trivial. Genau hier kann der sinnvolle Einsatz der Wiederholungsgruppe und das aufmerksame Bearbeiten des Eigenschaften-Panels die tägliche Arbeit ernorm erleichtern. Die Qualität und Transparenz Ihrer Berichte wird auf die nächste Stufe gehoben. Die Wiederholungsgruppe ist eines der starken Features von smapOne, deren Potenzial allerdings oftmals nicht vollumfänglich ausgeschöpft wird. Daher widmen wir uns im aktuellen "Feature im Spotlight" genau dieser Funktion.

Es gibt drei wesentliche Punkte, die es beim Erstellen von Berichten zu beachten gibt:

  1. Die Bedeutung des Eigenschaften-Panels der im Bericht verwendeten Bausteine
  2. Der Zeitpunkt für die optimale Berichtserstellung und -anpassung
  3. Die Möglichkeit für den Endnutzer vor Absenden des Datensatzes den Bericht anzusehen

 

Die Bedeutung des Eigenschaften-Panels von Bausteinen

Werfen wir einen Blick auf die erste wichtige Funktion in der Wiederholungsgruppe: das Eigenschaften-Panel. Ein kleines wichtiges Detail und mit den richtig gesetzten Häkchen erleichtert es die Arbeit mit Berichten enorm.

Wiederholungsgruppe im smapOne Designer

Im Screenshot der beispielhaften smap zu sehen:

  • Ein Abschnitt
    • mit einer Gruppe
    • mit einer Wiederholungsgruppe
    • mit zwei Texteingabefeldern

Klicken Sie auf einen Baustein (oder wie im Bild auf die Wiederholungsgruppe), sehen Sie im rechten unteren Bereich des Designers den Abschnitt "Berichtsvorlage" mit den zugehörigen Eigenschaften. Hier können Sie das Verhalten der einzelnen Bausteine bereits erstmalig anpassen ohne bereits den Bericht im Detail zu ändern. Löschen Sie beispielsweise den Haken unter "Baustein im Bericht anzeigen", erscheint dieser nicht im Bericht. Das gleiche Ergebnis lässt sich erzeugen, wenn Sie den Bausteinplatzhalter, den Bausteintitel und die dazugehörigen Sichtbarkeitsregeln im späteren Bericht händisch löschen.

Analog dazu ist das Verhalten einer Gruppe: Entfernen Sie den Haken "Baustein im Bericht anzeigen" im Eigenschaften-Panel der Gruppe, erscheint die gesamte Gruppe nicht im Bericht. Das bedeutet, dass alle in der Gruppe genutzten Bausteine automatisch das Verhalten der darüber geordneten Instanz übernehmen. Ähnlich verhält es sich mit der Funktion "Anzeigen wenn leer": Haken Sie es an, wird der Baustein immer im Bericht ausgegeben, unabhängig davon, ob er befüllt ist oder nicht.

Darüber hinaus gibt es eine weitere wichtige Eigenschaft der Wiederholungsgruppe: Im Eigenschaften-Panel finden Sie den Punkt "als Tabelle ausgeben". Nutzen Sie diese Funktion, um die Daten dieses Bausteins gut strukturiert auszugeben. Das erspart Ihnen später viel manuelle Feinjustierung an den Feldern im Bericht.
Wichtig: Nutzen Sie nicht zu viele Bausteine in der Wiederholungsgruppe, sonst wird es auch mit der Tabelle unübersichtlich. Auch hier gilt also wieder: Bewerten Sie vorher genau, welche Informationen Sie im Bericht benötigen und gestalten dementsprechend Ihre Bausteine. Es erleichtert die Berichtserstellung und Übersichtlichkeit Ihrer Daten. An dieser Stelle kommt allerdings noch ein kleines ABER: Sobald Sie eine eigene, selbsterstellte Berichtsvorlage hochladen, stehen diese Konfigurationen im Eigenschaften-Panel der Bausteine leider nicht mehr zur Verfügung.

 

Hier schließt sich der nächste wichtige Punkt an:

Der Zeitpunkt für die optimale Berichtserstellung und -anpassung

Nach unserer Erfahrung ist es dann am sinnvollsten den Bericht im Detail zu bearbeiten, wenn die Struktur Ihrer App möglichst weit fortgeschritten ist. D.h. die Bausteine sind bereits richtig platziert und Formeln, Logiken sowie Sichtbarkeitsregeln wurden zum großen Teil eingefügt. und idealerweise die Baustein ID. Fügen Sie beispielsweise Wiederholungsgruppen nachträglich ein, nachdem Sie das Berichtstemplate durch ein eigenes Template ersetzt haben, entsteht ein beträchtlicher manueller Aufwand, um die Gruppe im Bericht auch anzuzeigen.

Sollten Sie dennoch etwas Wichtiges vergessen haben, ziehen Sie die eigene Berichtsvorlage am besten zurück und ändern Sie dann die Bausteine in der App. 

 

Die Möglichkeit für den Endnutzer, vor Absenden des Datensatzes den Bericht anzusehen

Beim dritten und letzten Kniff wechseln wir die Perspektive und schauen uns die Berichtsfunktion aus Endnutzersicht an. Die Vorschaufunktion ist sehr hilfreich, um die eingegeben Daten vor Absenden des Datensatzes einzusehen. So kann der Nutzer der App über folgenden Weg vor Absenden des Datensatzes eine Vorschau erzeugen.

 

 Vorschaubericht in der smapOne App

 Entwurfsmodus Vorschaubericht Berichtsvorschau


 Oben rechts auf die drei Punkte klicken.
Nun "Vorschau-Bericht anzeigen" wählen.


 Die Daten werden in einen Entwurf umgewandelt.
Der Bericht wird im Anschluss angezeigt.

 Der Vorschau-Bericht kann angesehen werden. 

 

Probieren Sie es einfach aus! Sollten Sie Fragen haben oder an einer bestimmten Stelle nicht weiterkommen, helfen wir gern weiter.

 

Noch mehr Tricks und Kniffe für perfekte Berichte?

Dieses "Feature im Spotlight" gibt nur einen kleinen Einblick in die Berichtsfunktionen der smapOne Lösung. Ein umfassendes Training zum smapOne Designer, dem Arbeiten mit Berichten und den vielfältigen Möglichkeiten des Formeleditors bzw. generell das Arbeiten mit Formeln, bietet unsere smapCademy.

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Tutorial: Wiederholungsgruppe in Berichten

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