Mit steigender Anzahl an Creatoren und smaps im Unternehmen entstehen auch neue Herausforderungen. Jeder hat seinen eigenen Stil, individuelle Herangehensweisen und differenziertes Wissen. Genauso unterschiedlich wie die Menschen sind am Ende auch deren smaps.
Um diesem „Wildwuchs“ entgegen zu steuern und das Erstellen neuer smaps zu beschleunigen, empfehlen wir, wichtige smaps zur Unternehmensvorlage zu machen. Auf diesem Weg lassen sich gemeinsame Standards etablieren wie bspw. ein einheitliches Impressum, Links zum Datenschutz oder eine immer gleiche Informationsseite mit wichtigen Kontaktdaten. So wird die Arbeit der Creatoren erleichtert und Sie schaffen im gleichen Zuge eine Einheitlichkeit und höhere Rechtssicherheit der smaps in Ihrem Unternehmen.
Wichtig: Diese Funktion steht exklusiv für Enterprise-Konten zur Verfügung. Nur das darin enthaltene Verwaltungskonto ist berechtigt Unternehmensvorlagen anzulegen. Sollten Sie die Funktion benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Ansprechpartner bei smapOne.
Wie wird eine smap zur Unternehmensvorlage
Schritt 1: wichtige Daten vervollständigen
Wenn Sie eine smap zur Unternehmensvorlage machen wollen, prüfen Sie diese auf vollständige und richtige Daten. Fügen Sie beispielsweise ein Impressum hinzu, Hinweise zum Datenschutz oder weitere wichtige Links, die diese Vorlage beinhalten sollen und somit auch allen smaps, die auf Grundlage dessen entstehen werden. Pflegen Sie auch Baustein-IDs und Abschnitte, sodass Sie Ihren Kollegen beim sinnvollen Aufbau der smaps helfen.
Schritt 2: Das richtige Häkchen setzen
Wenn die smap alle Werte und Einstellungen für Ihre Vorlage enthält und Sie diese in der Vorschau geprüft haben, geben Sie die smap frei. Öffnen Sie anschließend die Detailansicht der smap in der smap-Verwaltung und aktivieren Sie die Funktion „Unternehmensvorlagen“ im Bereich “Einstellungen”.
Schritt 3: Unternehmensvorlage nutzen
Jeder Creator des Unternehmens kann nun auf diese Vorlage zugreifen. Beim Zugriff auf die Vorlagen-Galerie im smapOne Designer erscheint über den schon bekannten smap-Vorlagen von smapOne eine Liste aller Unternehmensvorlagen Ihres Unternehmens. Jede dieser Vorlage kann vom Creator in gewohnter Weise zum Erstellen einer neuen smap genutzt werden. Die Vorlage selbst wird dabei nicht verändert.
Schritt 4: Die Vorlage anpassen
Sie können die smap, die Sie zur Unternehmensvorlage gemacht haben, auch nach der Freigabe jederzeit erneut anpassen. Allerdings ist es hier wichtig zu wissen, dass durch die Aktualisierung der Vorlage keine Änderungen an smaps vorgenommen werden, die bereits auf Basis der alten Version gebaut wurden. Änderungen an der Vorlage-smap werden, nachdem Sie im smapOne Designer als neues Update freigegeben wurden, nur in neuen smaps angewendet, die auf Basis dieser neuen Vorlagen-Version erstellt werden.
Das i-Tüpfelchen: Wissen über Ihre smap-Vorlagen aus dem Enterprise-Cockpit.
Nutzen Sie bereits ein eigenes Enterprise-Cockpit? Wenn ja, dann schauen Sie doch einmal in den smap-Browser um interessante Informationen abzulesen, wie z.B.:
Welche Templates werden am häufigsten genutzt?
Welche Titel bzw. Namen werden am häufigsten vergeben?
Wo entstehen die meisten Datensätze oder Berichte?
Das sind nur drei von vielen weiteren Fragen, die Sie im Enterprise-Cockpit selbst beantworten können- und das tagesaktuell. Diese Dashboards geben Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, individuelle Auswertungen aufzusetzen und alle Daten unter zielgerichteten Gesichtspunkten zu betrachten.
Wichtig: mehr Details zum Enterprise Cockpit lesen Sie in diesem separaten Artikel.
Über den Tellerrand: neue smap-Ideen aus Ihrem Unternehmen
Jetzt stellen Sie sich eventuell die Frage: „wie komme ich denn zu neuen Unternehmensvorlagen?“. Ergänzend zur reinen Anwendung des Features, hier zwei erfolgreichen Vorgehensweisen, von denen uns Kunden immer wieder berichten.
1. Mitarbeiter schlagen smaps vor
Stellen Sie sich vor, Ihre Kolleginnen und Kollegen in den Fachabteilungen bauen sehr gute und hilfreiche smaps und Sie bekommen es gar nicht mit! Was für ein Jammer- vor allem für andere Bereiche, die vielleicht ähnliche Anwendungsfälle haben, aber mit dem smap-Bauen noch nicht so weit fortgeschritten sind. Definieren Sie einen möglichst einfachen und kurzen Prozess, der Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, smaps als Vorlage vorzuschlagen bzw. „einzureichen“. Das geht ganz leicht per smap-Kopie an eine bestimmte Mailadresse, verbunden mit der Argumentation, warum diese smap eine Unternehmensvorlage werden soll.
2. Initiieren Sie einen Wettbewerb
Wir küren selbst in jedem Monat eine „smap des Monats“. Machen Sie das doch auch! Initiieren Sie einen kleinen Wettbewerb. Lassen Sie Kollegen oder kleine „Entwickler-Teams“ smaps einreichen und so quasi gegeneinander antreten. Wer die beste smap baut, genießt ein wenig „Ruhm und Ehre“ und bekommt ggf. eine kleine Prämie. Da sind Ihren Ideen keine Grenzen gesetzt.
Unsere Erfahrungen zeigen, dass solche unkonventionellen (spielerischen) Wege auf große Gegenliebe stoßen und Sie so schnell zu guten smaps kommen, die Sie als Unternehmensvorlage allen Teams zur Verfügung stellen können.
Sollten Sie Fragen zu den Unternehmensvorlagen haben, kontaktieren Sie uns gern über support@smapone.com
